7 priežastys atsisakyti Excel programos nekilnojamojo turto valdymui

2020 03 24

Šiandien nekilnojamojo turto valdytojai turi daugiau atsakomybių, nei vien nuomos mokesčio surinkimas bei sąskaitų klientams siuntimas. Ar Jūs, kaip ir dauguma NT valdytojų, naudojate Excel programą? Ar ji padeda sekti sutarčių terminus bei nuomojamų patalpų užimtumą, analizuoti patalpų ir verslo duomenis, siųsti sąskaitas faktūras bei atlikti kitus NT darbus? Mūsų klientai pasufleravo 7 priežastis, kodėl atsisakė Excel programos. Galbūt tai suteiks įžvalgų, kodėl verta atsisakyti draugystės su Excel ir Jums.

7 PRIEŽASTYS ATSISAKYTI EXCEL PROGRAMOS

1. PADIDĖJUSI VEIKLOS APIMTIS.
Kai bendrovė auga ir didėja darbuotojų, atliekančių įvairias užduotis, skaičius, Jūsų pareiga yra užtikrinti, kad pagrindinė verslo valdymo sistema leistų matyti ir valdyti visas veiklos sritis, o darbuotojai galėtų dirbti kaip įmanoma greičiau ir efektyviau. Ar Excel programa padeda Jums suvaldyti šimtus ar tūkstančius nuomojamų patalpų ir nuomininkų, susieti buhalterinę apskaitą su kitomis verslo operacijomis ir iš karto gauti veiklos ataskaitas? Jeigu atsakėte „NE“, gal laikas pagalvoti apie pokyčius?

2. VIENAS ASMUO ŽINO VISKĄ.
Dažniausiai Excel failą sukuria vienas asmuo, bet juo naudojasi ir kiti darbuotojai, kurie papildomai turi savo susikurtų failų. Ar įsivaizduojate kaip sunku naujam darbuotojui sužinoti apie skirtingus Excel failus, išsiaiškinti kur laikoma informacija ir pas ką jos ieškoti? Ir kas nutinka, kai Excelio „visažinis“ suserga arba išeina iš darbo?
Štai Jums pavyzdys: vienas mūsų klientų NT valdymui naudojosi sistema, kurią suprogramavo dabar jau 70+ amžiaus žmogus. Šis vyras sukūrė puikią NT sistemą, kuria mūsų klientas naudojosi daugiau nei 20 metų. Problemos atsirado tuomet, kai programą sukūręs žmogus susirgo ir niekas kitas nežinojo kaip toliau vystyti sistemą. Galiausiai paaiškėjo, kad neįmanoma gauti duomenų iš sistemos, o ši bendrovė dirbo daugiau nei 30 metų nekilnojamojo turto valdymo srityje. Ar galite įsivaizduoti, kokį didžiulį darbą įmonės darbuotojai turėjo atlikti, kad jų informacija išliktų ir verslas nesustotų?

3. INTEGRACIJA.
Įsivaizduokite, kad naudojate keletą sistemų: apskaitos sistemą -> finansinių operacijų valdymui, Excel -> NT valdymui ir t. t., bei skirtingus prietaisus (mobiliuosius telefonus, planšetes), kuriais atliekate kasdienes NT valdymo operacijas. Jeigu Jūsų sistemos nesąveikauja tarpusavyje, kiek kartų tenka informaciją kopijuoti rankiniu būdu arba suklysti įvedant tą pačią informaciją keliose vietose? Pažangios IT sistemos, tokios kaip SOFT4RealEstate, gali sąveikauti su interneto portalais, veikti skirtinguose įrenginiuose ar naršyklę, taip pat galimos duomenų integracijos su kitomis išorinėmis sistemomis (pvz. bankais). Be to, integracija su Microsoft Office įrankiais leidžia Jums spausdinti sutartis bei sąskaitas faktūras tiesiai iš sistemos.

4. PRITAIKYMAS.
Kai Excel norite papildyti nauja arba pakeisti esančią funkciją, turite būti labai atsargūs, kad nesugadintumėte jau sukurtų ir veikiančių funkcijų, o jeigu naudojate šimtus skaičiavimo būdų ir tūkstančius formulių privalote pakeisti ir patikrinti kiekvieną naudojamą ar su kitu susijusį langelį. Ieškokite tokios IT sistemos, kuri yra pakankamai lanksti ir atsiradus poreikiui yra modifikuojama pagal Jūsų poreikius.

5. KELIŲ ĮMONIŲ VALDYMAS.
Sunku suvaldyti kelias skirtingas įmones apimantį verslą, kai naudojate Excel programą. Ypač, jeigu šios bendrovės naudoja skirtingas Excel programas! Kiekviena įmonė privalo pateikti ataskaitas vienodu formatu, todėl ataskaitų rengimas reikalauja daug pastangų ir laiko. Be to, naujų sistemos naudotojų įtraukimas ir jų apmokymas yra sudėtingas procesas.

6. DUOMENŲ SAUGOJIMAS IR ANALIZĖ.
Kai Jums reikalingi rezultatai iš daugybės vienas su kitu susijusių failų, bet nežinote kaip tuos rezultatus gauti, susiduriate su tikru iššūkiu? Excel programa nėra skirta duomenų saugojimui, nes ji atlieka savo funkciją tol, kol analizuojamų duomenų apimtis yra nedidelė. Dažniausiai, NT valdymo IT sistemos naudoja duomenų bazes, kurios gali sėkmingai pateikti duomenis įvairiais pjūviais tolimesnei analizei.

7. PRIEINAMUMAS.
NT darbuotojai turi būti pasiekiami bet kur ir bet kada, lygiai tas pats galioja ir Jūsų NT informacijai. Taip, Jūs galite atsidaryti Excel savo išmaniajame telefone, bet ar programa lengva naudotis? Dažniausiai susiduriate su sunkumais ieškodami reikiamos lentelės bei įvesdami ar keisdami duomenis joje. Dauguma nekilnojamojo turto valdymo sistemų gali pasiūlyti telefonui pritaikytas programėles, arba pačios yra sukurtos taip, kad leistų lengvai pasiekti reikiamus duomenis.

Jeigu klausiate „Ar turėčiau ir toliau naudoti Excel nekilnojamojo turto valdymui?“ pats laikas pagalvoti apie atsisveikinimą su Excel ir dėmesį skirti ne technologiniams iššūkiams, o Jūsų veiklą gerinantiems sprendimams. Pokyčiai nėra lengvi, o naujos nekilnojamojo turto valdymo sistemos įsigijimas gali atrodyti labai brangus ir ilgas projektas, tačiau nauda, gaunama dėl padidėjusio veiklos efektyvumo, greičiau atliekamų operacijų, mažesnės rizikos ir priklausymo nuo žmogiškojo faktoriaus yra puiki ilgalaikė investicija. Jeigu nenorite skirti didelių investicijų, sistemą galite nuomotis – jokių ilgų diegimo projektų ir investicijų techninei infrastruktūrai. Sistemą įdiegsime vos per 10 dienų! Mokate fiksuotą mėnesinį mokestį tik už tas funkcijas, kurių reikia būtent Jūsų verslui.

SOFT4RealEstate lanksti, lietuviška NEKILNOJAMOJO TURTO NUOMOS IT SISTEMA, pritaikyta Jūsų verslo ambicijoms ir augimui!

PASITARKIME nuo ko pradėti: +370 62093555 || NT@softera.lt


„SOFT4RealEstate“. Nekilnojamojo turto valdymo sistema

SOFT4RealEstate” – lankstus verslo valdymo programinis sprendimas įmonėms, valdančioms nekilnojamąjį turą (biurus ir gyvenamuosius pastatus; prekybos centrus; mažmeninės prekybos patalpas; sandėlius; žemės sklypus; pramoninius objektus ir kitą komercinį nekilnojamąjį turtą).

>>Daugiau informacijos apie SOFT4RealEstate sprendimą čia <<