Kaip pereiti nuo Excel prie CRM?

2019 10 30

Excel programa leidžia efektyviai susitvarkyti su nedideliais duomenų kiekiais ir yra puiki priemonė laisvai samdomam darbuotojui ar smulkiam verslui. Tačiau, augant darbų apimtims, didėjant klientų ir darbuotojų skaičiui, ateina momentas, kai Excel nebeatitinka Jūsų verslo poreikių. Tada, rekomenduojama pereiti prie CRM (angl k. Customer Relationship Management – ryšių su klientais valdymo sistema).

CRM suteikia didesnes galimybes nei Excel, tačiau be reikalo skubinti CRM diegimo – neverta. Skirkite savo laiką ir dėmesį ten, kur tuo metu įmonei labiausiai reikia – natūralu, verslo pradžioje tai bus naujų klientų paieška ir kitos pastangos įsitvirtinti rinkoje.

Tačiau verslui augant, klientų daugėja, jie diversifikuojasi, informacija apie klientus ir jūsų santykius su jais tampa vis kompleksiškesnė. Prasideda painiava:

  • tampa sudėtinga rasti reikalingą klientą,
  • nebegalite matyti visų kliento duomenų vienoje vietoje,
  • jaučiate, kad „prarandate“ bendrą vaizdą,
  • negalite pakankamai efektyviai panaudoti turimų duomenų,
  • pastebite, kad klientų duomenų suvedimas ir ataskaitų rengimas atima daug laiko.

Tai signalai, jog metas pagalvoti apie CRM diegimą. Todėl, nelaukite, kol pasiklysite Excel lentelėse, o painiava duomenų bazėse ims trukdyti jūsų verslui.

Ką daryti, kad vienos sistemos pakeitimas kita būtų sklandus ir efektyvus?

Kryptingai pakeiskite vieną sistemą kita

Perėjimas nuo Excel prie CRM nėra greitas, vienos dienos projektas. Čia susidursite tiek su techniniais, tiek su žmogiškaisiais pokyčiais, todėl rekomenduojame nepraleisti nei vieno toliau išvardyto žingsnio:

1. Supažindinkite visus darbuotojus su būsimais pokyčiais, papasakokite kodėl jie daromi ir kokias vertes duos. Taip gausite sąmoningą komandos sutikimą ir įsipareigojimą keistis. Daugiau apie tai rašėme čia.

2. Paskirkite už projekto įgyvendinimą atsakingą žmogų, suburkite projekto komandą.

3. Susiraskite partnerį – patyrusį CRM diegėją. Net jei daug ką darysite patys, esant reikalui partneris gali pasidalinti praktinėmis įžvalgomis ir neleisti suklysti.

4. Peržiūrėkite savo procesus. Tikėtina, kad tam tikrus kasdienius veiksmus atliekate tik dėl to, kad buvote ribojami Excel galimybių. Pagalvokite, kurias jūsų procesų vietas galite pagreitinti ar palengvinti panaudojant CRM automatizavimo galimybes.

5. Apgalvokite ir sudarykite sąrašą duomenų, kuriuos verta pasilikti. Ko gero, vystant verslą, sukaupėte nemažai informacijos apie klientus. Tačiau kai kurie dalykai, buvę reikšmingi verslo pradžioje, dabar prarado prasmę. Apsvarstykite, kokios informacijos jums reikia dabar ir reikės ateityje, o kurie duomenys yra pertekliniai.

6. Pasirūpinkite, kad reikalinga informacija būtų susisteminta. Gali būti, kad šiuo metu jums reikalingi duomenys yra skirtingose vietose – atskiruose Excel arba Word failuose, Google paskyroje ar jūsų asmeniniame telefone. Surinkite visą informaciją ir patalpinkite ją vienoje vietoje – bendrame Excel faile.

7. Pasirinkite vieną rašymo būdą ir standartizuokite duomenis. Tikėtina, kad duomenis būsite suvedę skirtingais formatais. Egzistuoja daugybė būdų užrašyti datą, telefono numerį, vardą ir pavardę ir net šalies pavadinimą – pasirinkite vieną rašymo formatą.

8. Pasirūpinkite, kad reikalingi duomenys būtų perkelti iš Excel į CRM. Kad duomenų migracija įvyktų sklandžiai, verta šį žingsnį patikėti pasirinktam CRM sistemos diegėjui.

9. Suplanuokite darbus. CRM diegimas pareikalaus daugiau jūsų laiko, nei galvojate. Tad iš anksto nuteikite įmonės darbuotojus, kad šiam projektui reikės skirti nemažai dėmesio. Rekomenduojame tuo pačiu metu neapsiimti jokių kitų didelių projektų.

10. Galiausiai, supažindinkite darbuotojus su naująja CRM sistema, paaiškinkite, kaip sistema veikia, parodykite, kuo ji gali būti naudinga jų darbui ir kaip ji padės siekti geresnių rezultatų.

Svarbiems pokyčiams reikia laiko, tačiau jie reikalingi. Iškeitę Excel į CRM, turėsite įrankį, kuris padės jūsų komandai dirbti efektyviau, komunikuoti greičiau ir planuoti veiksmus ateičiai. Tikimės, kad sutaupytą laiką išnaudosite naujų klientų paieškai bei pritraukimui, ir netrukus pajusite kaip pokyčiai atsipirko.


SVARSTOTE KOKIĄ CRM SISTEMĄ PASIRINKTI?

Susisiekite, pakonsultuosime kaip pasirinkti Jūsų įmonės poreikius atitinkantį CRM sprendimą ar padėsime pakeisti vieną sistemą kita.

klausk@softera.lt | +370 620 93555

 

Kitos naujienos