Patirtimi ir praktiniais patarimais apie NAV naujinimą į Business Central dalijasi Softera Baltic verslo vystymo vadovas Mantas Mašalas.

Praėjo jau daugiau nei penkeri metai nuo tada, kai Microsoft Dynamics 365 Business Central debesijos (Cloud/SaaS) versija tapo pagrindiniu pasirinkimu naujiems klientams ir palaipsniui pakeitė daugeliui gerai pažįstamą NAV (Navision). Nors per šį laikotarpį daugelis įmonių sėkmingai migravo į naują platformą, nemaža dalis vis dar dirba su senesnėmis NAV versijomis ir svarsto, kada bei kaip atlikti migravimą.

Iš praktikos matau, kad sėkmingą projektą dažniausiai lemia ne technologija, o teisingi sprendimai projekto pradžioje. Šiame straipsnyje dalijuosi penkiomis svarbiausiomis temomis, į kurias rekomenduoju atkreipti dėmesį planuojant naujinimą į Business Central.

1. Ar verta kelti istorinius duomenis?

Vienas pirmųjų klausimų planuojant migravimą – ar perkelti istorinius duomenis iš senosios NAV sistemos. Istorinius duomenis verta kelti, kai:

• Sistema daugiausiai naudojama finansų arba darbo užmokesčio apskaitai.
• Nėra planuojama iš esmės keisti duomenų struktūrų (sąskaitų plano, dimensijų ir pan.).
• Duomenų kiekiai nėra dideli ir artimiausiais metais neviršys „Microsoft“ nustatytų SaaS aplinkos limitų (80 GB).
• Jeigu naudojama NAV2016 arba naujesnė versija.

Tokiu atveju apskaitos skyriui nereikia iš naujo kelti pradinių likučių, o naujos sistemos testavimas ir vartotojų mokymai vyksta su realiais įmonės duomenimis. Tai leidžia greičiau pastebėti galimus netikslumus ir užtikrinti geresnę projekto kokybę.

Tačiau istorinių duomenų migravimo nerekomenduoju, kai:

• Naudojama labai sena NAV versija (ankstesnė nei NAV2016).
• Sistema aktyviai naudojama gamybai, prekybai ar kitoms sudėtingoms verslo valdymo sritims.
• Yra poreikis iš esmės išvalyti duomenis ir pertvarkyti jų struktūrą.
• Sistema stipriai modifikuota.

Tokiais atvejais istorinių įrašų perkėlimo sąnaudos ir rizikos viršija naudą.

2. Modifikacijos: ką perkelti, o ko atsisakyti?

Daugelis įmonių per ilgametį NAV naudojimą sukaupė nemažai individualių modifikacijų. Vis dėlto viena dažniausių klaidų – siekis visas jas perkelti į naują sistemą.

Business Central naudoja kitokią technologinę architektūrą ir naują programavimo kalbą, todėl daugumą modifikacijų tektų programuoti iš naujo. Be to, per dešimt ar daugiau metų pasikeičia verslo procesai, todėl dalis anksčiau sukurtų funkcijų jau nebenaudojamos arba nebeatitinka realių poreikių. Prieš priimant sprendimą dėl modifikacijų rekomenduoju sau užduoti klausimą: ar šios funkcijos tikrai reikalingos šiandien?

Business Central standartinis funkcionalumas šiuo metu yra gerokai platesnis nei buvo NAV laikais. Lietuvos lokalizacija kartu su partnerių papildiniais dažniausiai padengia apie 90 % naujų klientų poreikių finansų valdymo srityje. Standartiškai prieinamos tokios funkcijos kaip:

• Automatinis sąskaitų siuntimas klientams.
• Skolų priminimų ir suderinimo aktų siuntimas.
• Platesnis spausdinių rinkinys.
• Integracijos su bankais.
• Pinigų srautų planavimas.
• Automatizuoti procesai ir darbo srautai.

Todėl finansų apskaitos srityje dažnai nerekomenduoju investuoti į didelės apimties Fit-Gap analizę. Daugeliu atvejų naudingiau pirmiausia susipažinti su naujausia sistemos versija ir įvertinti, ko iš tiesų trūksta. Praktika rodo, kad dažnai pigiau ir efektyviau yra šiek tiek pakoreguoti verslo procesą, nei kurti naujas individualias modifikacijas, kurios vėliau didina palaikymo ir atnaujinimų kaštus.

3. Trečių šalių sprendimai

Jeigu NAV sistemoje buvo sukurti atskiri verslo valdymo moduliai, verta įvertinti alternatyvas individualiam vystymui. Šiandien rinkoje yra daug specializuotų sprendimų, skirtų konkrečioms veiklos sritims – transportui, statybai, projektų valdymui ar dokumentų valdymui. Tokie sprendimai dažniausiai būna sukurti remiantis daugelio įmonių gerąja praktika ir nuolat tobulinami jų gamintojų.

Vietoje to, kad būtų programuojamas individualus funkcionalumas Business Central sistemoje, ekonomiškiau ir saugiau pasirinkti jau paruoštą trečiosios šalies sprendimą. Tokiu atveju nereikia investuoti į ilgus analizės ir vystymo darbus, projekto rizika yra mažesnė, o sprendimo kokybė dažnai aukštesnė, nes jis jau išbandytas daugybėje organizacijų. Svarbu ir tai, kad kartu su sistema gaunamas ne tik funkcionalumas, bet ir rekomenduojami verslo procesai. Tai leidžia įmonei pasinaudoti sukaupta konkrečios srities patirtimi, o ne atkartoti anksčiau sukurtus individualius sprendimus.

Šiuolaikinės verslo aplikacijos dažniausiai turi standartines API sąsajas, todėl jų integracija su Business Central paprastai nėra sudėtinga. Praktikoje dažnai greičiau ir pigiau integruoti specializuotą sprendimą su BC, nei perkurti analogišką funkcionalumą ERP sistemoje ir vėliau jį nuolat prižiūrėti bei atnaujinti.

4. Integracijos: laikas peržiūrėti senus sprendimus

Migracija į Business Central yra puiki proga iš naujo įvertinti turimas integracijas. Net jeigu dabartinės NAV integracijos veikia sėkmingai, daugeliu atvejų jas reikės perdaryti. Per pastaruosius metus pasikeitė tiek technologiniai reikalavimai, tiek verslo poreikiai. Svarbu žinoti, kad:

• „Microsoft“ nebepalaiko SOAP technologijos naujiems scenarijams.
• Business Central SaaS aplinkoje negalima naudoti .NET funkcionalumo taip, kaip buvo įprasta On-Premise sistemose.
• Vis daugiau integracijų kuriamos naudojant modernias API technologijas.

Praktikoje dažniausiai svarstomi du variantai:

1. Naudoti Business Central API ir leisti kitai sistemai pasiimti ar perduoti duomenis.
2. Leisti Business Central integruotis į kitos sistemos API.

Iš praktinės pusės dažnai greitesnis ir ekonomiškesnis būna pirmasis variantas. Kitos sistemos tiekėjai arba vidiniai kliento IT specialistai dažniausiai geriau išmano savo duomenų struktūrą ir verslo procesus, todėl integracijos įgyvendinamos paprasčiau.

5. Nepamirškite vartotojų

ERP sistemos pakeitimas nėra tik techninis projektas. Tai pokytis, kuris tiesiogiai paliečia kasdienį darbuotojų darbą. Sėkminguose projektuose vartotojai įtraukiami nuo pat pradžių. Jiems sudaroma galimybė:

• Išbandyti Business Central dar analizės etape.
• Susipažinti su nauja vartotojo sąsaja.
• Peržiūrėti mokomąją medžiagą.
• Dalyvauti demonstracijose bei mokymuose.

Šiandien Business Central naudotojams prieinama daug mokomosios medžiagos tiek anglų, tiek lietuvių kalbomis, todėl pasirengimas pokyčiams yra gerokai paprastesnis nei prieš keletą metų.