Kaip „Hertz“ grupė suvienijo apskaitą, procesus ir partnerius su Business Central

„Hertz“ – tarptautinė įmonių grupė, valdanti kelias bendroves Baltijos šalyse ir planuojanti tolimesnę plėtrą į kitas rinkas. Veikdama keliose šalyse, grupė ieškojo vieningos, skaidrios ir lengvai plečiamos finansų bei procesų valdymo sistemos, kuri leistų efektyviai dirbti tiek vidinėms komandoms, tiek išoriniams partneriams.

Augant grupei, tapo akivaizdu, kad ankstesni sprendimai nebepalaiko nei organizacijos masto, nei šiuolaikinių veiklos reikalavimų. Todėl grupė pasirinko Business Central, kuri šiandien yra pagrindinė grupės finansų ir apskaitos platforma.

Standartinis funkcionalumas, orientuotas į realius poreikius

„Hertz“ sąmoningai pasirinko standartinę Business Central versiją, be individualių modifikacijų. Grupės apskaitos procesai nėra sudėtingi – nėra gamybinių ar nestandartinių veiklų, todėl bazinis funkcionalumas pilnai padengia kasdienius poreikius.

Sistema naudojama pirkimų ir pardavimų apskaitai, sąskaitų registravimui, prekių ir paslaugų kortelių valdymui bei pagrindinei finansinei apskaitai. Toks sprendimas leidžia išlaikyti sistemą paprastą, lengvai prižiūrimą ir pasiruošusią augti kartu su verslu. Svarbi šio sprendimo dalis buvo ir partnerystė su Softera, padėjusi pasirinkti standartiniu funkcionalumu grįstą, grupės augimui pritaikytą kelią.

Ateityje, didėjant grupės apimčiai, svarstomos ir pažangesnės galimybės – konsolidavimas, išplėstinė analitika bei nefinansinės ataskaitos.

Procesų automatizavimas per integraciją su užsakymų valdymo sistema

Be apskaitos, Business Central „Hertz“ aplinkoje atlieka svarbų vaidmenį ir procesų automatizavimo grandinėje. Sistema integruota su užsakymų valdymo sprendimu, naudojamu kasdienėje operacinėje veikloje.

Ši integracija leidžia:

• automatizuotai perduoti sąskaitų duomenis į apskaitą,
• sumažinti rankinio darbo ir klaidų riziką,
• užtikrinti, kad finansiniai duomenys realiu laiku atspindėtų faktinę verslo veiklą.

Tokiu būdu Business Central tampa ne atskira apskaitos sistema, o natūralia bendros IT ekosistemos dalimi, sujungiančia operacinius ir finansinius procesus.

Hibridinis apskaitos modelis ir darbas su partneriais vienoje sistemoje

„Hertz“  taiko hibridinį apskaitos modelį, kuris ypač tinkamas tarptautinėms įmonių grupėms. Didelė dalis kasdienės apskaitos – pirminiai dokumentai, registravimas, operacijos – atliekama pačios įmonės viduje, vieningoje Business Central aplinkoje.

Tuo pačiu finansines ataskaitas, mokestines deklaracijas, darbo užmokestį ir kitus vietinius reikalavimus rengia kiekvienos šalies apskaitos partneriai, turintys kontroliuojamą prieigą prie tos pačios sistemos kaip išoriniai vartotojai.

Business Central leidžia:

• vienu metu dirbti kelioms organizacijoms ir partneriams
• aiškiai valdyti vartotojų teises
• užtikrinti duomenų vientisumą be eksportų, dubliavimo ar atskirų sistemų

Toks modelis suteikia grupei balansą tarp centralizuotos kontrolės ir atitikimo vietiniams teisės aktams.

Platforma, paruošta plėtrai į naujas šalis

Plėtra į naujas rinkas „Hertz“ atveju vertinama kaip natūrali verslo raidos dalis. Business Central suteikia techninį pagrindą tokiam augimui: galima kurti naujas įmones, dirbti su skirtingomis valiutomis, o lokalizacijos poreikį spręsti pagal konkretų atvejį.

Dažnu atveju pasirenkamas modelis, kai apskaita vedama vieningoje aplinkoje, o vietiniai mokestiniai aspektai patikimi išoriniams partneriams. Tai leidžia išlaikyti procesų paprastumą ir kartu būti lankstiems skirtingose šalyse.

Vieninga sistema didesnei kontrolei ir tolesniam augimui

„Hertz“ patirtis rodo, kad Business Central gali būti daugiau nei apskaitos sistema. Tai platforma, kuri suvienija kelių šalių veiklą, automatizuoja procesus per integracijas, leidžia dirbti kartu su išoriniais partneriais vienoje aplinkoje ir sukuria tvirtą pagrindą tolesnei verslo plėtrai.

Kai sistema kuriama ne pertekliniam sudėtingumui, o realiems verslo poreikiams, ji leidžia augti užtikrintai – nekeičiant pagrindinio sprendimo kaskart pasikeitus verslo mastui ar geografijai.