Kai įmonių grupė veikia keliose šalyse, o klientai aptarnaujami visame pasaulyje, finansų valdymui greitai nebeužtenka atskirų sistemų ar pavienių procesų. Reikia vienos aplinkos, kurioje būtų galima matyti bendrą finansinį vaizdą, automatizuoti pasikartojančius darbus ir lengviau valdyti augančias sąskaitų apimtis.

Su tokiu poreikiu susidūrė „Cloudvisor“ – skaitmenines AWS paslaugas klientams visame pasaulyje teikianti įmonių grupė, kurią sudaro įmonės Lietuvoje bei JAV, todėl finansų valdymas nuo pat pradžių buvo susijęs su skirtingomis rinkomis, sistemomis ir procesais.

Apie tai, kaip keitėsi finansų komandos darbas ir kur Microsoft Dynamics 365 Business Central šiandien kuria daugiausia vertės, pasakoja Miglė Baikštienė.

Viena sistema vietoje išskaidytos finansų aplinkos

Iki Business Central diegimo „Cloudvisor“ veikė fragmentuotoje aplinkoje: skirtingos grupės įmonės turėjo skirtingus buhalterius, buvo naudojamos kelios apskaitos sistemos, o finansinė informacija buvo išskaidyta per skirtingas vietas.

Pagrindinis tikslas buvo aiškus – sujungti visą finansinę informaciją į vieną sistemą ir turėti vieningą grupės vaizdą. Business Central tapo centrine platforma, kurioje gali dirbti visos grupės įmonės, nepaisant skirtingų šalių mokestinių niuansų.

Nuo apskaitos iki automatizuoto pardavimo sąskaitų valdymo

Iš pradžių Business Central buvo naudojamas apskaitai, tačiau laikui bėgant sistema tapo svarbi ir pardavimo procesuose. Anksčiau sąskaitų siuntimui buvo naudojama atskira vidinė sistema, o šiandien pardavimų duomenys per API integraciją perduodami į sistemą.

Sistemoje pardavimo sąskaitos automatiškai sugeneruojamos ir išsiunčiamos klientams. Tai ypač svarbu dirbant su dideliais sąskaitų kiekiais – per mėnesį „Cloudvisor“ išrašo apie 1600 pardavimo sąskaitų.

„Praėjusiais metais prijungėme visą pardavimų informaciją prie Business Central. Sąskaitos automatiškai sugeneruojamos ir išsiunčiamos klientams tiesiai iš sistemos. Tai ženkliai sumažino rankinio darbo kiekį ir leido efektyviau valdyti didelius sąskaitų kiekius.“

Automatizuoti mokėjimai ir mažiau rankinio derinimo

Kitas svarbus žingsnis – klientų mokėjimų automatizavimas. Tam „Cloudvisor“ naudoja Softera Bankfeed sprendimą: banko išrašai automatiškai pasiekia sistemą ir sudengiami su pardavimo sąskaitomis be žmogaus įsikišimo.

Toks automatizavimas ypač aktualus tada, kai kas mėnesį tenka apdoroti didelius sąskaitų ir mokėjimų kiekius. Finansų komandai tai reiškia mažiau rankinio tikrinimo, mažiau pasikartojančių veiksmų ir daugiau aiškumo kasdienėje apskaitoje.

Skaitmenizuoti pirkimai ir efektyvesni kasdieniai procesai

Didelė dalis efektyvumo atsirado ir skaitmenizuojant pirkimų procesus. Pasikartojančios sąskaitos apdorojamos automatiškai, o integruoti sprendimai leidžia reikšmingai sumažinti rankinį duomenų suvedimą.

Tai padeda finansų komandai daugiau dėmesio skirti ne techniniam informacijos perkėlimui, o duomenų kontrolei, tikrinimui ir sprendimams, kurie svarbūs augančiai įmonių grupei.

Aiškiausia vertė – centralizavimas ir automatizacija

Šiandien „Cloudvisor“ aiškiai mato, kur Business Central kuria didžiausią vertę:

• centralizuojant visų grupės įmonių finansų valdymą vienoje sistemoje;
• automatizuojant pardavimo sąskaitų valdymą;
• derinant bankines operacijas;
• skaitmenizuojant pirkimų procesus;
• lengvai pritaikant procesus augant verslui.

Pirmiausia „Business Central“ padėjo sujungti apskaitą, vėliau – automatizuoti pardavimo sąskaitų išrašymą, mokėjimų sudengimą ir pirkimų procesus. Tokia kryptis leidžia sistemą auginti kartu su organizacijos poreikiais, nekeičiant visos finansų valdymo logikos.

Kitas žingsnis – aiškesnis grupės finansų vaizdas

„Cloudvisor“ ateityje planuoja dar labiau išnaudoti grupės įmonių tarpusavio operacijų automatizavimą bei finansinį konsolidavimą. Tai leistų dar labiau sumažinti rankinį darbą ir turėti dar aiškesnį grupės finansinį vaizdą.

„Cloudvisor“ patirtis rodo, kad augant tarptautinei įmonių grupei verslo valdymo sistema tampa ne tik apskaitos įrankiu. Ji padeda sujungti skirtingas įmones į vieną finansų valdymo aplinką, automatizuoti didelius sąskaitų ir mokėjimų kiekius bei kurti tvirtesnį pagrindą tolesniam augimui.