Nuo sudėtingų modifikacijų prie lankstaus standarto: kaip Business Central padeda augti analitikos verslui keliose rinkose

Kai verslas auga – plečiasi į šalis, produktus ir klientus – finansų valdymo sistema turi ne stabdyti, o padėti judėti pirmyn. Apie tai, kaip per beveik du dešimtmečius keitėsi požiūris į ERP, pasakoja Agnė Gurevičiūtė, finansų kontrolierė, The Infotrust UAB.

Augantis verslas, kuriame susitinka licencijos, analitika ir projektinis darbas

25 metų patirtį duomenų valdymo ir analitikos srityje turinti „The Infotrust“ yra „Qlik“ Master Reseller partneris Baltijos ir Šiaurės šalyse, aptarnauja daugiau nei 250 klientų įvairiuose sektoriuose ir padeda verslams efektyviai augti bei priimti duomenimis grįstus sprendimus, pasitelkdama „Qlik“, „Snowflake“ ir kitas technologijas. Įmonės veikla apima analitikos sistemų diegimą ir konsultavimą, licencijų pardavimą, unikalių analitinių aplikacijų kūrimą, „Qlik“ partnerių Baltijos šalyse veiklos organizavimą, taip pat sertifikuotus mokymus ir edukacinius renginius verslo bendruomenei.

„Klientų ir partnerių daugėja, plečiamės į naujas rinkas, todėl labai svarbu turėti sistemą, kuri auga kartu su mumis“, – sako Agnė.

Tokio modelio versle svarbi ne tik apskaita. Ne mažiau svarbu vienoje sistemoje suvaldyti skirtingus veiklos tipus – nuo licencijų pardavimo iki projektinių darbų ir bendradarbiavimo su partneriais keliose rinkose.

Kelias nuo individualių modifikacijų prie standarto

Dirbant su ankstesnėmis „Navision“ versijomis, sistema buvo stipriai modifikuojama ir programuojama pagal specifinius poreikius. Vis dėlto ilgainiui požiūris keitėsi. Pereinant prie naujų versijų, vis svarbiau tapo ne kurti papildomus pritaikymus, o maksimaliai išnaudoti standartinį sistemos funkcionalumą.

Migruojant tarp versijų išsikėlėme tikslą – maksimaliai išnaudoti standartinį sistemos funkcionalumą. Šiandien galime pasakyti, kad apie 95 % mūsų poreikių atitinka standartinis „Business Central“ funkcionalumas.“

Tai Agnei yra vienas svarbiausių pokyčių: sistema tapo lankstesnė, lengviau pritaikoma ir tinkama ne tik buhalterijai ar labai didelėms organizacijoms, bet ir augančiam, tarptautiniam, projektinį darbą dirbančiam verslui.

Svarbi šio pokyčio dalis buvo ir partnerystė su „Softera“. Pereinant prie standartais paremtos sistemos logikos, svarbus buvo ne tik techninis palaikymas, bet ir gebėjimas įsivertinti, kur remtis standartiniu funkcionalumu, o kur sprendimus taikyti atsakingai, neperkraunant sistemos pertekliniais pritaikymais.

Kai apskaita lokali, o sistema – bendra

Įmonė dirba keliose šalyse, todėl vieningas apskaitos modelis, tinkantis visoms grupės įmonėms  pasirinktas sąmoningai. Kiekvienoje šalyje dirba vietinė apskaitos įmonė, išmananti lokalinius mokesčius, teisę ir kalbą. Tuo pačiu „Business Central“ leidžia visose rinkose dirbti su ta pačia sistema, o buhalteriams nereikia mokytis visiškai naujo įrankio nuo nulio.

„Tai suteikia galimybę dalytis patirtimi tarp šalių – matyti, kaip vieni dirba ir kaip kiti sprendžia panašius klausimus. Be to, tokiu būdu užtikrinama vieninga apskaitos politika, kai buhalterinės, valdymo apskaitos ir verslo duomenys yra suderinti bei stebimi realiuoju laiku“, – pastebi Agnė.

Toks modelis leidžia išlaikyti bendrą apskaitos duomenų logiką visoje organizacijoje ir kartu prisitaikyti prie skirtingų rinkų reikalavimų.

Licencijų versle svarbiausia – reali, o ne vidutinė marža

Vienas jautriausių klausimų licencijų versle – tiksli savikaina ir marža.

„Mums labai svarbu matyti tikslią licencijų maržą. Šiam tikslui „Business Central“ suteikia galimybę taikyti konkrečių kainų metodą savikainos skaičiavimui.“

Šiandien tai įgyvendinama pasitelkiant tiesioginio pristatymo („drop shipment“) funkcionalumą, kuris

• sujungia pirkimo ir pardavimo dokumentus;
• užtikrina, kad savikainos tikslumą;
• leidžia suvaldyti šimtus licencijų pirkimo – pardavimo operacijų be rankinio gretinimo.

Projektų valdymas persikelia iš „Excel“ į sistemą

Kita svarbi sritis – projektiniai darbai ir kaupiniai vykdomoms sutartims (work in progress).

„Projektų modulis mums yra tinkamas vykdomų sutarčių kaupinių apskaitai, kai norime sekti suplanuotų ir atliekamų darbų eigą valandomis bei pinigine išraiška, taip pat kokiai darbų apimčiai jau yra išrašyta sąskaita faktūra ir kuri dalis yra likusi vykdymui (work in progress).

Svarbiausia – visa tai vyksta ne „Excel“ failuose, o sistemoje:

• padalinių vadovai mato savo sutarčių progresą
• sistema automatiškai skaičiuoja kaupinius (work in progress)
• aiškiai matomas likutis ir atliktų darbų apimtis

„Business Central“ projektų modulio duomenis galime apjungti su įmonėje naudojama analitine sistema ir analizuoti norimais pjūviais.

Į dirbtinį intelektą žiūrima su lūkesčiu, bet be iliuzijų

Nors „Business Central“ dirbtinio intelekto galimybės jau bandomos, Agnė vertina jas atsargiai:

„Kalbant apie agentus sistema dar ne visus importuojamus duomenis atpažįsta, uždavusi analizės užklausas ilgai galvoja, siūlo ne visai tai, ko reikia. Gal trūksta duomenų, gal žinių – tikriausiai reikia palaukti naujų versijų ir tuomet testuoti.“

Didžiausias lūkestis siejamas su galimybe patiems kurti AI agentus:

• duomenų analizei
• klaidų paieškai
• automatiniam įžvalgų pateikimui vadovams

„Čia matau didelį proveržį ateityje“, – sako ji.

Kodėl naujinimai džiugina, o ne erzina

Skirtingai nei daliai rinkos, nuolatiniai atnaujinimai šiai komandai – privalumas.

„Aš nuolat seku naujoves – skaitau, žiūriu, domiuosi, ką pasauliniai diegėjai išleidžia. Tuomet mąstau bei ieškau būdų, ką ir kaip galime pritaikyti mūsų įmonėje.“

Tai leidžia ne tik efektyviai naudoti sistemą šiandien, bet ir būti pasiruošus rytojui.

Kai sistema auga kartu su verslu

Ši patirtis rodo, kad „Business Central“ vertė labiausiai atsiskleidžia tada, kai verslas sąmoningai remiasi standartu, o ne perteklinėmis modifikacijomis. Tokiu atveju sistema tampa tvirtu pagrindu tarptautiniam augimui bei aiškesnei finansų kontrolei. Taip pat svarbu paminėti, kad standarto išlaikymas leidžia užtikrinti vieningus apskaitos procesus ir duomenis bei sklandų duomenų migravimą keičiantis versijoms. Kai svarbiausi procesai perkeliami iš rankinio darbo į bendrą sistemą, verslas įgauna daugiau skaidrumo, tikslesnę kontrolę ir tvirtesnį pagrindą tolimesniam augimui.