Pasenusi, netinkamai veikianti buhalterinė programa apsunkina daugelį verslo procesų, ypač, kai ateina metas susisteminti duomenis ir mokesčių institucijoms pateikti metines deklaracijas bei ataskaitas.

Senos, neefektyviai veikiančios buhalterinės sistemos neleidžia verslams tinkamai kontroliuoti pinigų srautų, racionalizuoti operacijų, dažnai prarandamas ryšys su klientais ir kt. Pradelsti atsiskaitymo terminai – tik vienas iš ženklų, rodančių, kad apskaitos programos atneša tiek laiko, tiek ir finansinius nuostolius.

Taigi, viena didžiausių klaidų, kurias daro verslo, ypač smulkiojo, savininkai – neinvestuojama į tinkamą apskaitos sistemą.

1. Daugiau laiko tenka skirti ne verslo valdymui, bet darbui su apskaitos programa

Požymiai, kad senoji buhalterinė sistema yra neefektyvi:

• Norint atlikti pagrindinius apskaitos darbus, tenka paplušėti ne tik darbo laiku, bet ir vakarais bei savaitgaliais.
• Didžiąją dalį laiko skiriate duomenų suvedimui.
• Pagrindinės apskaitos užduotys, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaita arba sąskaitų faktūrų išrašymas, nukreipia jūsų dėmesį nuo verslo plėtros.

 

Kur slypi problema? Technologijos nuolat tobulėja, o su jomis sukuriama ir vis funkcionalesnių, greičiau kasdienes apskaitos užduotis padedančių atlikti programų. Jeigu tam tikri sprendimai atima neproporcingai daug laiko, verta paieškoti efektyvesnių.

Kuo efektyvesnės naujos apskaitos programos? Jos laiką padeda taupyti įvairiais būdais, pavyzdžiui, automatiškai sugeneruoja sąskaitas faktūras ar duomenis, kuriuos reikės pateikti atsakingoms institucijoms. Taip pat daug laiko įmonių buhalteriai praleidžia skaičiuodami darbo užmokestį. Naudojant apskaitos programas, kardinaliai kinta įmonių kasdienybė.

Su apskaitos sistema šiuo metu sėkmingai galima susieti darbo užmokesčio ir personalo valdymo sistemas, pavyzdžiui, Softera.PAYROLL. Tai padeda sutaupyti laiko, nes nebereikia blaškytis tarp skirtingų programų, duomenys pasiekiami greičiau ir efektyviau.

2. Jūsų buhalterinė programa jau ilgą laiką nebeatnaujinama

Ženklai, rodantys, kad buhalterinė programa – pasenusi, ir kad pats metas pagalvoti apie naują sistemą:

• Programinė įranga periodiškai sugenda.
• Į programinę įrangą gali lengvai įsilaužti ir ją pažeisti programišiai.
• Programinė įranga nustojo tinkamai funkcionuoti vos atnaujinus operacinę sistemą.

 

Apie kokias rizikas tokiu atveju reikėtų pagalvoti? Didžiausia rizika, siejama su nebepalaikoma programine įranga – jos pažeidžiamumas ir neatsparumas įsilaužimams. Tikriausiai mažai kas norėtų klientams atvirai pasakyti, kad jų duomenys buvo nutekinti dėl to, jog įmonė nebuvo numačiusi skirti lėšų apskaitos programinei įrangai atnaujinti. Tokia pasklidusi informacija gali privesti verslą prie bankroto.

Incidentų, kai nutekinami klientų duomenys, neišvengia net ir stambios įmonės, daug investuojančios į duomenų apsaugą, jau nė neminint smulkių įmonių, todėl verslai turi ieškoti būdų apsaugoti savo klientus nuo neteisėto jų duomenų pasisavinimo.

Kokios naudos galite tikėtis? Įdiegus naują apskaitos sistemą visada būsite tikri, kad apsaugoti ne tik įmonės, bet ir jos klientų duomenys.

Svarbu: apskaitos sistemos versija turėtų būti atnaujinama bent kartą per metus, žinoma, į naujinimus įtraukiant ir kintančią įstatyminę bazę.

3. Apskaitos sistema neintegruota su naujomis programomis

Jei sąskaitoms išrašyti ir išlaidų valdymui turite atskiras programas ir jos neintegruotos su jūsų pagrindine apskaitos sistema, daug laiko sugaištate įvesdami duomenis.

Labai dažnai apskaitos sistema integruojama su kitomis programomis, tačiau jos kartu neveikia, nes kitos programos reguliariai atnaujinamos, o apskaitos sistema – ne. Ne ką mažesnė problema – kai apskaitos programa integruojama su programomis, kurios yra komplikuotos ir nepatogios naudoti.

Taigi, reikėtų nuspręsti, kuriuos apskaitos įrankius ir programas naudosite dėl jų patogumo ir funkcionalumo.

Jei nėra galimybių jūsų buhalterinės sistemos integruoti su naujomis programomis, vadinasi, jos kūrėjai atsisako naujinti sistemą arbe nebendradarbiauja su kitais kūrėjais. Buhalterinės sistemos naudotojams nenaudinga nei viena, nei kita.

Paprastai naujos buhalterinės sistemos gali būti nesunkiai integruojamos su naujomis sąskaitų faktūrų išrašymo sistemomis, taip pat su sprendimais, užtikrinančiais audito seką ir atitiktį privalomiems reikalavimams (GPAIS, SAF-T, i.SAF, i.VAZ, SEPA ir pan.), todėl galite rasti patogiausius naudoti ir ženkliai verslo kasdienybę palengvinančius sprendimus.

4. Apskaitos sistema turi ypač mažai automatizuotų funkcijų

Jūsų apskaitos sistema – nepakankamai automatizuota, jei:

• Kiekvieną mėnesį tradiciniu e. paštu siunčiate klientams sąskaitas faktūras, nors jose pakeitimų ir labai nedaug.
• Išlaidas skaičiuojate rinkdami popierinius kvitus.
• Kas mėnesį tenka tikrinti, ar banko išrašai atsispindi buhalterinėje sistemoje ir kt.

 

Jei nenaudosite šiuolaikiniame verslo pasaulyje įprastos apskaitos programinės įrangos su automatizavimo funkcija, sugaišite laiką, kurį būtų galima investuoti verslo plėtrai įgyvendinti.

Apskaitą vedant rankiniu būdu įveliama klaidų, o procesų automatizavimas padeda jų išvengti.

Įdiegus naują apskaitos programinę įrangą, sistemoje išliks išrašytos sąskaitos faktūros ir duomenys apie jas, taip pat informacija apie darbo užmokestį, išlaidas ir kt. Jums nebereikės būti duomenų įvedimo specialistu, kiekvieną mėnesį nepasimesite tarp krūvos kvitų ir sąskaitų faktūrų.

5. Apskaitos sistema neveikia mobiliuosiuose įrenginiuose

Šiandien verslas, ypač kai daug tenka dirbti nuotoliniu būdu, plačiai naudojasi mobiliaisiais įrenginiais, todėl kyla daug sunkumų, jei apskaitos programinės įrangos funkcijos mobiliuosiuose įrenginiuose yra ribotos arba neveikia svarbiausios iš jų.

Verta paminėti ir vis didėjantį įmonių vadovų, kitų darbuotojų mobilumą: pavyzdžiui, įmonės vadovui ar buhalteriui nebereikia vykti į biurą ir 5 val. iš eilės sklaidyti įmonės finansines ataskaitas. Jis dalį ataskaitų gali peržiūrėti oro uoste laukdamas skrydžio ar patogiai pirmadienio vakarą įsitaisęs namuose ant sofos.

Dabar, kai daugelis programų ir funkcijų tarpusavyje integruojamos, kai duomenys aktualūs nemažai daliai įmonės darbuotojų, visi jie turi turėti ir mobiliąją prieigą prie bet kurių įmonės duomenų. Negana to, buhalterinė sistema turėtų veikti ir „Android“, ir „iOS“ operacinėse sistemose.

Pavyzdžiui, jei darbuotojui, į kurį dėl sąskaitoje įsivėlusios klaidos kreipėsi klientas, vėlų penktadienio vakarą teks vykti į biurą, reiškia, programinė įranga tarnauja ne žmonėms, bet atvirkščiai: jūs tarnaujate jai.

Įmonės, ieškančios sprendimų, padedančių efektyviau tvarkyti buhalterinę apskaitą, vis dažniau išgirsta „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ pavadinimą. Taigi trumpai papasakosime, kuo ypatinga ši verslo valdymo sistema.

„Microsoft Dynamics 365 Business Central“ nauda verslams, svarstantiems apie efektyvesnę apskaitą

„Microsoft Dynamics 365 Business Central“ – tai verslo valdymo sistema, ženkliai pranokstanti tipinių bazinių apskaitos programų funkcijas. Ją galima pritaikyti bet kuriam verslui – net ir labai mažoms įmonėms, kuriose apskaita vedama pasenusiomis metodikomis. Verslo valdymo sistema leidžia sujungti įmonės finansus su pardavimais, fiksuoti pirkimus, taip pat yra atsargų, sandėlio valdymo funkcijos, sistema leidžia pagerinti aptarnavimą ir sklandžiau atlikti įvairaus pobūdžio operacijas.

Jau 5 metus mažos ir vidutinės įmonės dažniau renkasi ne licencijos įsigijimą, o naudojasi NAV nuoma – už nedidelį fiksuotą mėnesio mokestį gali išbandyti pasaulinio lygio sistemos privalumus.

„Business Central“ padeda:

• valdyti esminius verslo procesus;
• geriau kontroliuoti finansus;
• analizuoti veiklos rezultatus;
• numatyti ateities prognozes;
• padidinti pelną, nes laikas, sugaištamas duomenų įvedimui ir kitiems mechaniškiems darbams, skiriamas plėtros galimybių paieškoms.

 

„Business Central“ puikiai tinka mažoms ir vidutinio dydžio įmonėms (idealiu atveju toms, kuriose dirba 50–250 darbuotojų), kurių transakcijų kiekis per mėnesį skaičiuojamas tūkstančiais (ne šimtais tūkst.).

Toliau paanalizuosime, kokie senosios buhalterinės sistemos veiklos trikdžiai padeda suprasti, kad jūsų įmonei verta atnaujinti apskaitos sistemą ir kokias problemas padeda spręsti buhalterinės apskaitos naujovės.

Jei domina daugiau sužinoti apie „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ verslo valdymo sistemos galimybes bei atitiktį Jūsų verslo poreikiams, maloniai kviečiame konsultacijai.