8 patarimai, kaip pasiruošti „Microsoft Dynamics NAV“ diegimui

8 patarimai, kaip pasiruošti „Microsoft Dynamics NAV“ diegimui

Softera. E-Sąskaita | Softera

Daugeliui verslų išaušta diena, kai pagaliau pribręstama diegti verslo valdymo sistemą (toliau – VVS). Sėkmingai įdiegus programinę įrangą optimizuojami ir automatizuojami vidiniai procesai, o tai leidžia kasdienes užduotis atlikti efektyviau. Verslai tikisi, kad inovatyvūs IT sprendimai padės įmonei stabiliai augti ir plėstis. Ir iš tiesų investicijos atsiperka gana greitai, o nauda pranoksta lūkesčius.

Viena populiariausių verslo valdymo sistemų  – „Microsoft Dynamics NAV“, kuri nuo šiol vadinama „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ (dar – „Navision“ programa arba tiesiog NAV). Sistemą galite ne tik įsigyti, bet ir naudoti nuomos principu, mokėdami fiksuotą mėnesio mokestį. Daugiau apie tai – NAV nuoma puslapyje.

Taigi, kokie 8 etapai ir prioritetai svarbūs verslams, besiruošiantiems diegti „Microsoft Dynamics NAV“?

1. Intensyviai svarstote apie „Microsoft Dynamics NAV“? Planuokite

Pradinis atspirties taškas – nustatyti tikslą, kurį jūsų įmonė siekia įgyvendinti įdiegdama naują programinę įrangą.

Kuo sudėtingesnis VVS projektas, tuo kruopščiau prireiks planuoti kiekvieną žingsnį. Taigi planavimui skirkite kuo daugiau laiko.

Koks planas tinkamas ruošiantis įdiegti VVS?

  • Sukurtas iš pagrindų nuo nulio.
  • Pritaikytas prie jūsų įmonės veiklos specifikos.
  • Atitinkantis įmonės dydį.
  • Atitinkantis įmonės vidinius procesus.

 

Kokia planavimo nauda? Nustatyta, kad įmonės, kurios daugiau laiko ir dėmesio skiria planavimui, įdiegia VVS greičiau ir sutaupo daugiau kaštų, be to, joms greičiau atsiperka investicijos.

2. „Navision“ programa: numatykite projekto tikslą ir suderinkite jį su įmonės strategija

Tam, kad būtų paprasčiau planuoti tikslus, kuriuos padės įgyvendinti naujoji „Navision“ programa arba „Microsoft Dynamics NAV“,  vadovaukitės verslo strategija. Būtent jūsų įmonės tikslai turi tiesiogiai koreliuoti su VVS diegimo iniciatyva.

Galite pabandyti atsakyti į kelis klausimus (taip pat ir užduoti juos VVS diegiančiai įmonei):

  • Ar, įdiegus VVS, jūsų darbuotojai, atlikdami kasdienes užduotis, sutaupys laiko?
  • Ar padidės produktyvumas, nes gamybos ar kitame procese sumažės klaidų?
  • Galbūt pagerės ir komunikacija su klientais?

3. Numatykite biudžetą, reikalingą diegiant VVS

Vienos įmonės verslo valdymo sistemai gali skirti 1000–5000 eurų, kitos savo biudžete lengvai ras ir 100 tūkst. eurų. Tad bene svarbiausia informacija, kurią jums reikės išsiaiškinti – kiek lėšų prireiks VVS įsigyti, įdiegti bei palaikyti. Žinodami reikiamą sumą, galėsite geriau planuoti išlaidas ir kontroliuoti, kiek lėšų išleidžiama kiekviename iš VVS diegimo etapų. Nuolatos stebėdami biudžetą, tikėtina, gebėsite išvengti nenumatytų išlaidų, neplanuotų pokyčių.

Jeigu dar nesikonsultavote su VVS diegiančia įmone, natūralu, kad nežinote, kiek tiksliai lėšų reikės programinei įrangai. Kiekviena įmonė, diegianti „Microsoft Dynamics NAV“, turi paruoštus išankstinius pasiūlymus ir, priklausomai nuo jūsų verslo poreikių, gebės įvardyti kainos dedamąsias. Pirminis kainos pasiūlymas gali nebūti visiškai tikslus (norint paruošti jūsų įmonei tinkamą pasiūlymą, diegėjams taip pat reikia laiko), tačiau žinodami pirminę kainą bent jau orientuositės, ko tikėtis.

Sistemos diegimo biudžetas | Softera

4. Pasirinkite tinkamą sprendimą įgyvendinančią įmonę

Vienas iš svarbiausių momentų diegiant „Microsoft Dynamics NAV“ – pasirinkti tinkamą partnerį. Kai jau turėsite daugiau žinių apie reikiamą biudžetą, pasirinkite VVS diegiančią įmonę, turinčią patirties, oficialiai bendradarbiaujančią su „Microsoft“.

Dažniausiai VVS diegimas įstringa nė todėl, kad pasirinkta netinkama programinė įranga, bet tiesiog dėl netinkamų partnerių.

Privalumas, jei VVS diegsianti įmonė turi kuo daugiau darbo su projektais, panašiais į jūsų, patirties. Kai kurios rinkos naujokės gerai išmano techninius VVS diegimo niuansus, tačiau beveik neturi žinių apie jūsų verslo specifiką ir todėl negali pasiūlyti racionaliausių sprendimų. Tad įsitikinkite, kad naują technologinį sprendimą diegianti įmonė yra sukaupusi patirties, turi reikiamus įrankius ir išteklius bei viską, ko reikia palaikyti sėkmingus ilgalaikius verslo santykius.

5. Susisteminkite visus reikalavimus

Tarp priežasčių, kodėl nepavyko sėkmingai įgyvendinti vieno ar kito projekto, dažniausiai įvardijamos šios: neteisingai suformuluoti arba kintantys reikalavimai bei netiksliai apskaičiuoti reikiami ištekliai (įskaitant ir žmogiškuosius).

Tokios situacijos išvengti pavyks, jei susisteminsite visus diegiant VVS keliamus reikalavimus. Tai reiškia, kad jūsų komanda turės nuolat susitikti su įmone, diegiančia VVS: bendradarbiauti su jos konsultantais, programuotojais ir kitais specialistais. Tokių susitikimų tikslas – aptarti jūsų iškeltus tikslus, suplanuoti, kuriuos procesus labiausiai reikia tobulinti, numatyti visus įgyvendinant projektą būtinus išteklius. Tik tuomet gebėsite parengti visą dokumentaciją ir veiklos schemą: puikiai suprasite, kaip naujoji VVS veiks, kokios technologijos bus naudojamos, kaip pavyks išpildyti visus NAV funkcionalumus.

6. Paskirkite atsakingus asmenis – suburkite komandą

Komanda turėtų būti sudaryta iš:

  1. Jūsų įmonėje dirbančių žmonių. Suburkite specialistus, kurie supranta esminius jūsų versle vykstančius procesus, poreikius ir veiklos struktūrą, turi puikius komunikavimo įgūdžius. Patikimiausių jūsų darbuotojų sukauptos žinios apie įmonę ir joje vykstančius procesus būtinos norint turėti VVS, kuri visiškai patenkintų jūsų verslo poreikius. Diegiant naują VVS turėtų dalyvauti tiek žmonės, turintys projektų valdymo patirties (pavyzdžiui, projektų vadovas), tiek darbo su IT / programine įranga patirties (pavyzdžiui, IT vadovas) turintys specialistai. Projektų vadovo atsakomybės – projekto planavimas, valdymas, priežiūra ir koordinavimas. Kitas specialistas būtų atsakingas už visos su IT susijusios veiklos koordinavimą, tarpininkavimą tarp įmonės ir sprendimus diegiančio paslaugų teikėjo.
  2. Išorės specialistų (diegimo partnerių atstovų). Klientams tikrai nebūtina išmanyti VVS diegimo subtilybių – būtent todėl ir renkatės patikimą VVS diegiančią įmonę.

Sistemos diegimo planas | Softera

Norint, kad specialistų komanda kuo greičiau drauge pasiektų tikslų, kuriuos jūs iškėlėte diegdami VVS, reguliariai organizuokite susitikimus, kuriuose bus aptariami tolesnio darbo reikalavimai ir ieškoma sprendimų, kaip viską įgyvendinti kuo geriau.

Dar labai svarbu, kad įmonės specialistai ir VVS diegianti įmonė sukurtų draugiškus, nuoširdžius darbinius santykius ir, vaizdžiai tariant, kalbėtų ta pačia kalba.

7. Tinkamai valdykite pokyčius, kurie diegiant VVS neišvengiami

Pokyčiai daugelį gąsdina, jų niekas nemėgsta, nes įgyvendinant pokyčius neišvengiamai tenka išeiti iš komforto zonos, sugriaunamas įprastas darbo ritmas, tenka naudoti naujas priemones, įrangą ir kt.

Pokyčių iniciatoriai turėtų būti vadovai. Geriausia, jei jie, reguliariai informuoti apie VVS diegimo planus ir procesus, informaciją tinkamai perduotų ir darbuotojams. Tai svarbu kuriant atmosferą, palankią pokyčiams visos organizacijos lygiu.

Dažnai įmonėms patariama investuoti į pokyčių valdymą: viso VVS gyvavimo ciklo metu mokymai – ypač svarbūs, kuriantys didesnę vertę organizacijai. Visas mokymų turinys turi būti dokumentuotas ir visiems prieinamas.

8. Laikas – irgi svarbu

Vieni verslai tikisi, kad „Microsoft Dynamics NAV“ jiems pavyks sėkmingai įdiegti vos per mėnesį, kiti mano, kad optimalus laikotarpis – iki 6 mėn.

Laikas, per kurį partneriai įgyvendins projektą, labai skiriasi. Pasiteiraukite, ar įmanoma įdiegti „Microsoft Dynamics NAV“ (naujai vadinamą „Microsoft Dynamics 365 Business Central“) per tam tikrą laikotarpį, o jei partneriai teigia, kad tokios galimybės nėra, tiesiog rinkitės VVS įdiegti etapais.

Jeigu nespėjate, geriau, kad VVS pradėtų veikti keliomis savaitėmis vėliau, negu suplanuota – kai visas paleidimo procesas bus kruopščiai suplanuotas. Skubant ir atsižvelgiant tik į terminus po to gali tekti spręsti galybę problemų, kurių būtų padėjęs išvengti kruopštesnis laiko planavimas.

Jeigu norite sužinoti daugiau informacijos apie minėtą verslo valdymo sistemą, jus mielai pakonsultuos mūsų specialistai.


>>Ieškote specialistų „Microsoft Dynamics NAV“ diegimui?<<

Susisiekite – suteiksime nemokamą konsultaciją bei atsakysime į Jums rūpimus klausimus.

klausk@softera.lt | +370 620 93555