Darbo užmokesčio apskaita – kaip pasiruošti efektyviam apskaitos procesų valdymui?

Kiekvienas verslas kasdien susiduria su aibe iššūkių. Vienus iš jų įveikti lengviau, tačiau kitus, pavyzdžiui kylančius daug dėmesio ir administracinių resursų reikalaujančioje apskaitos srityje, suvaldyti yra sunkiau. Šių dienų pasaulyje tikrai nėra nė vieno verslo, kuris galėtų atsainiai žiūrėti į buhalteriją. Tiek įstatymai, tiek pačios įmonės interesai skatina bei verčia ieškoti inovatyvių, efektyvių bei kokybiškų sprendimų šioje srityje. Šie leidžia sutaupyti daugybę valandų darbo ir ženkliai sumažinti išlaidas. Bet ar žinojote, kad nuo to, kaip bus pasiruošta apskaitos vykdymui, daugiausiai priklauso šio proceso rezultatai? Tad kaip jam pasiruošti ir kaip vykdoma efektyvi darbo užmokesčio apskaita?

Efektyvus procesų valdymas turi suderinti techninę ir žmogiškąją grandis

Kai tik versle atsirado galimybė diegti kompiuterines technologijas, tai buvo laikoma pačiu svarbiausiu aspektu, leidžiančiu sėkmingai veikti bei optimizuoti bet kurį procesą. Tačiau tik laikui bėgant, maždaug praėjusio dešimtmečio pradžioje, naudotojai pastebėjo, kad svarbiausia yra ne pačios įrangos pajėgumas, bet jos pritaikymas naudojimui ir žmonių, dirbančių su ja, kompetencija. Dėl to, atgyvenę ir kiek senesni tam tikrų verslo procesų valdymo modeliai (kaip, antai ir apskaitos), dabar tiesiog nebėra veiksmingi.

Norint tinkamai pasiruošti buhalterijos keliamiems iššūkiams, reikia dar prieš pradedant darbą, aiškiai paskirstyti kiekvieno komandos nario roles bei atsakomybes. Buhalterijos darbuotojai susiduria, daugiausiai, su administracinio pobūdžio užduotimis. Atlyginimų skaičiavimas, suminė darbo laiko apskaita ir kiti susiję procesai yra grynai funkcinio pobūdžio užduotys, kurių įvykdymas reikalauja laiko ir pakankamai administracinių resursų. Tad įmonei reikia įrankių (apskaitos programa) ir specialistų (buhalterių/apskaitininkų), kad darbas būtų atliktas.

Suteikus kompetentingiems specialistams pažangias programas darbui, galima tikėtis daug geresnių rezultatų.

Samdyti ar pasikliauti išorės specialistais?

Daug, ypač jaunų įmonių susiduria su dilema. Reikia pasirinkti, kaip panaudoti ribotus finansinius išteklius. Dažnai dvejojama tarp to ar geriau samdyti buhalterį(-ę) įmonės viduje, ar pasikliauti išorės specialistų komanda. Dažnu atveju atrodo paprasčiau viską patikėti pastariesiems.

Visgi, įmonės viduje dirbantys buhalterijos specialistai visuomet gali suteikti grįžtamąjį ryšį, padėti atlikti apmokymus naujiems įmonės darbuotojams. Tai taip pat leis greičiau ir efektyviau vykdyti duomenų analizę, turėti ranka pasiekiamą svarbiausią informaciją įmonės vadovybei arba atsakingiems asmenims.

Tačiau, darbo užmokesčio apskaita bei apskaitos specialistų samdymas taip pat kelia ir nemažai iššūkių. Visų pirma – tinkamų darbuotojų atranka. Jeigu įmonė nedidelė, tuomet tenka galvoti apie 0,33 ar 0,5 etato darbo vietos steigimą, nes pilnu etatu dirbantis buhalteris tiesiog neturės pakankamai darbo. Tačiau, juk į pusės etato poziciją greičiausiai nekandidatuos aukščiausio lygio specialistai arba ilgamečiai srities profesionalai. Dėl to gali tekti organizuoti papildomus mokymus jaunam ar nepatyrusiam darbuotojui, kurių kandidatuos daugiausiai.

Kompetencijos stoka yra taip pat didelė problema. Dėl to, kad dažnai susiduriama su išteklių ribotumu, ne visada pavyksta pasamdyti tą kandidatą(-ę), kuris labiausiai atitinka iškeltus kriterijus ar įmonės poreikius. Su šia problema susiduria bene kiekviena įmonė, svarstanti ar samdyti buhalterį įmonės viduje.

Kaip pasirinkti geriausią apskaitos programą?

Jeigu, visgi, DU skaičiavimas bus atliekamas įmonės viduje, reikia pasirūpinti ne tik tuo, kam patikėti pareigas, bet ir tinkamų darbo įrankių (programinės įrangos) įdiegimu.

Kaip pasirinkti geriausią programą apskaitai? Daug kas priklauso nuo to, kokie jūsų įmonės poreikiai bei galimybės. Geriausia – išbandyti demonstracines versijas. Darbo apmokėjimo sistemos pavyzdys ir bandomoji versija arba gyva demonstracija turėtų padėti nustatyti, kokie programų privalumai ir silpnos vietos bei kurios programos geriausiai išsprendžia jūsų verslui kylančius iššūkius.

Štai keli klausimai, į kuriuos reikėtų atsakyti prieš pasirenkant apskaitos programą:

• Ar programa leidžia sutrumpinti daugiausiai laiko reikalaujančių užduočių atlikimą? Jei taip, kiek?
• Ar darbuotojams bus paprasta prisitaikyti prie naujos programos ir išmokti ja naudotis?
• Ar programa leidžia generuoti ataskaitas ir palengvina duomenų paruošimą ataskaitoms?
• Ar programoje yra šablonų bei kitų funkcijų, kurios pritaikytos mūsų rinkai ir mūsų darbo ypatumams? Jeigu ne, galbūt galima pritaikyti jau esamus modulius?
• Ar programa nereikalaus keisti apskaitos procesų eigą?

Darbo užmokesčio apskaita – lengviau su debesų kompiuterijos pagalba

Darbo užmokesčio ir personalo apskaitos sistema Softera.Payroll veikia debesyje, todėl ji darbui paruošiama vos per kelias dienas, o programos palaikymas bei aptarnavimas nekelia rūpesčių, nes tuo pasirūpiname mes.

Nebereikia ir archyvų, kadangi didelių duomenų kiekių saugojimas fizinėse talpyklose arba kietuosiuose diskuose, daugumai verslų jau tapo kančia. Visus duomenis nuolat pasieksite Microsoft debesyje ir pakaks vos kelių mygtukų paspaudimo, kad rastumėte tai, ko ieškojote. Pati programa bus lengvai perprantama visiems, kurie yra susidūrę su Microsoft Office programomis, kaip Excel ar Word, nes, Softera.Payroll sukurta Microsoft verslo valdymo sistemos Dynamics 365 Business Central principu.

Be to, visa su darbuotojais susijusi informacija taip pat gali būti talpinama ir darbuotojų savitarnos portale, kur kiekvienas darbuotojas gali pateikti prašymus dėl atostogų, priedų, atnaujinti savo informaciją, gauti atsiskaitymo lapelius bei visą aktualią informaciją apie savo darbotvarkę ir planus. Taip palengvėja komunikacija tarp įmonės buhalterijos bei personalo skyriaus ir kitų darbuotojų. Išvengiama nesusikalbėjimų, nesklandumų dėl kontakto stokos ir sutaupomas laikas, kuris kitaip būtų skirtas šūsnims popierinių dokumentų pildyti.