Darbo užmokesčio apskaita: kokių klaidų neišvengia daugelis įmonių?

Darbo užmokesčio apskaita – vienas svarbiausių procesų kiekvienoje įmonėje. Deja, jame neretai pasitaiko klaidų.

Žiniomis apie dažniausiai pasitaikančias klaidas skaičiuojant darbo užmokestį, jų priežastis bei, svarbiausia, informacija, kaip tų klaidų išvengti, dalijomės „Softeros“ surengtame internetiniame seminare. Panagrinėjome dažniausiai pasitaikančių klaidų specifiką, seminaro dalyviai surengtoje apklausoje pasidalijo savo patirtimis. Internetinio seminaro įrašą galite peržiūrėti ČIA.

Darbo užmokesčio apskaita: kodėl taip svarbu išvengti klaidų?

Jei įmonėje nėra aiškių darbo užmokesčio apskaitos procesų bei lanksčios sistemos, darbdavys ne visuomet gali atsakyti, kaip apskaičiuojamas darbuotojo atlyginimas. Dėl to kyla darbuotojų nepasitenkinimas ir mažėja motyvacija.

Taip pat labai svarbu, kad darbo užmokesčio apskaitos procesai atitiktų Lietuvos Respublikos įstatymus. Mokesčių įstatymai keičiami gan dažnai, dėl to kyla vis naujų reikalavimų apskaitos sistemoms. Vartotojai puoselėja lūkesčius, kad apskaitos sistemos bus nuolat atnaujinamos ir pritaikytos pagal naujausius teisės aktų reikalavimus, tačiau ne visos programos gali tai užtikrinti.

Apskaičiuoti darbo užmokestį per dieną ar dvi, greitėjant gyvenimo tempui, siekia tiek darbuotojai, tiek darbdaviai. Neįdiegus sistemos, kur šis procesas būtų automatizuotas, tai padaryti sudėtinga, be to, didėja klaidų tikimybė.

Ne visos įmonės turi lanksčias motyvacines sistemas, pritaikytas priedų skaičiavimui. Dėl to jie dažnai apskaičiuojami rankiniu būdu, tad klaidų tikimybė taip pat išauga.

Atlyginimų skaičiavimas ir darbo užmokesčio duomenų analizė

Dažniausiai pasitaikančios klaidos:

• klaidingai suskaičiuotas atlyginimas;
• nepriskirtas priedas;
• nesutampa gyventojų pajamų mokesčių deklaracijos;
• ne visos sistemos turi analitikos įrankius, tad analizė atliekama rankiniu būdu;
• remiamasi netiksliais duomenimis, tad priimami netinkami sprendimai;
• naudojamose sistemose dažnai nėra galimybės apskaityti darbo užmokestį pagal skyrių, projektą, kaštų centrą.

Tinkama darbo užmokesčio sistema, aiškūs procesai ir informuoti darbuotojai

Žinodami pagrindines darbo užmokesčio skaičiavimo klaidas paanalizuokime, į kokias situacijas patenka įmonės. Žvelgsime per sistemos, procesų ir darbuotojų prizmes.

Pirma, ir, beje, rečiausiai pasitaikanti situacija – kai įmonėje yra sudėlioti aiškūs procesai, valdomi technologijų, tačiau juose nedalyvauja žmonės. Įsivaizduokite, kad atlyginimų skaičiavimas – automatiškas, vykstantis nedalyvaujant buhalterijos ar personalo skyrių darbuotojams. Deja, tai lemia susvetimėjimą. Darbuotojai neturi kieno paklausti apie jų atlygį bei darbo sąlygas. Tokiose įmonėse didelė darbuotojų kaita: jie lengvai pakeičiami kitais.

Antra ir kur kas dažnesnė situacija – įmonėje yra sudėlioti procesai, žmonės supažindinti su jais, tačiau nėra technologijos, kuri padėtų automatizuoti darbą, užtikrinti, kad būtų laikomasi procesų ir būtų galima išvengti klaidų. Tai dažnai sukelia žmonių nusivylimą, nes galop ne visi laikosi nustatytų procesų taisyklių – tai susiję su klaidomis, neefektyviu darbu, dideliais kaštais, vėlavimais.

Ir trečia dažniausiai pasitaikanti situacija – kai įmonė įsigyja, jų manymu, geriausią technologiją galvodami, kad sistema išspręs visus iššūkius. Su ta technologija dirbantys žmonės tikisi, kad vien jos pakaks sklandžiai darbo užmokesčio apskaitai. Tačiau jeigu tokioje įmonėje nėra sudėlioti aiškūs procesai, pasimetama automatizuotame chaose.

Idealiausia situacija yra pats viduriukas, t. y. visų rodiklių visuma: aiškūs procesai, tinkama technologija bei žmonės.

Kaip išvengti klaidų skaičiuojant darbo užmokestį?

• nusistatyti aiškų darbo procesą;
• automatizuoti rankinį darbą;
• nuolat investuoti į darbuotojų kvalifikacijos kėlimą.

Aiškų darbo procesą pravartu sureguliuoti tiek visos organizacijos, tiek skyrių lygmeniu. Organizacijai svarbu turėti vieningą ir tikslią dokumentų tvirtinimo tvarką. Reikėtų nustatyti dieną, iki kurios turėtų būti atliekamas atlyginimų skaičiavimas. Kuo trumpesnis darbo užmokesčio skaičiavimo periodas patvirtinamas, tuo mažesnė klaidų tikimybė. Proaktyviai bendraujant su skyrių vadovais galima nusistatyti dokumentų tvirtinimo tvarkas. Užuot laukus, kol jie patys pateiks dokumentus, geriau aktyviai klausti, domėtis, ko trūksta, ir ieškoti išeičių, kaip optimizuoti šį procesą, kad dokumentai būtų pateikti laiku. Procesai, kaip dokumentai ruošiami ir iki kada pateikiami bei per kiek laiko patvirtinami, turėtų būti pristatyti apskaitos skyriui.

Skyrių lygmeniu svarbūs šie procesai:

• Periodinis mėnesio laikotarpio uždarymas
  • duomenų suvedimas laiku;
  • analitikos sutikrinimas su didžiosios knygos duomenimis;
  • ankstesnių mėnesių duomenų koregavimo limitai (dalis įmonių koreguoja dokumentus atgaline tvarka, dėl to atsiranda daug klaidų).
• Saugumo užtikrinimas
  • darbo užmokesčio duomenų atskyrimas: buhalteriai turėtų matyti tik tuos duomenis, su kuriais dirba;
  • personalo ir buhalterijos funkcijų atskyrimas tiek atsakomybėmis, tiek sistemoje, kad būtų išvengta užduočių susidubliavimo.
• Centralizuotas valdymas
  • kai įmonė turi keletą padalinių ir jiems priskirtus personalo vadybininkus, vertėtų vesti centralizuotą personalo apskaitą.

Pasitvirtinus šiuos procesus organizacijoje, klaidų tikimybė skaičiuojant darbo užmokestį bus sumažinta, o darbo užmokesčio apskaita taps efektyvesnė. Taip pat taikant aiškius atlyginimo apskaitos procesus ir lanksčią sistemą didės darbuotojų motyvacija bei pasitikėjimas darbdaviu.