Globalus e. sąskaitų plėtros procesas ir į valstybių teisinę sistemą perkeliamos nuostatos dėl privalomojo e. sąskaitų faktūrų naudojimo davė teigiamą postūmį e.sąskaitų plėtrai ir Lietuvoje. 2016 m. startavo išmanioji VMI mokesčių sistema, o pernai prievolė teikti sąskaitas per Registrų centro sistemą „E. sąskaita“ atsirado ir viešųjų pirkimų dalyviams. Valstybės pavyzdys kurti skaidresnę mokesčių politiką ir keisti popierines sąskaitas faktūras elektroninėmis skatina elektroninių sąskaitų augimą ir privačiame sektoriuje.

Poreikį pereiti prie e.sąskaitų vidutines ir stambias Lietuvos verslo įmones skatina noras mažinti išlaidas, turėti galimybę matyti įmonės finansų situaciją realiu laiku, automatizuoti ir efektyviau valdyti su sąskaitomis susijusius procesus.

 „Popierinės“ apskaitos iššūkiai

Klaidos. Konsultacijų bendrovės „Civitta“ duomenimis, automatizuoti sąskaitų tvarkymo procesus norėtų 70 proc. Lietuvos įmonių. Didžiąją dalį operacijų buhalteriai šiandien vis dar atlieka rankiniu būdu, taigi kiekvieną dieną atliekant daug standartizuotų užduočių, klaidos tikimybė neišvengiama. Su tokio tipo nesklandumais teigia susiduriančios net 3 iš 4 įmonių šalyje*. Dėl klaidų apskaitoje švaistomas darbuotojų laikas jas taisant, o įmonės neretai patiria finansinius nuostolius.

Laiko švaistymas. Buhalteriams rankiniu būdu įvedinėjant sąskaitas į apskaitos sistemą, tikrinant duomenis, sąskaitoms keliaujant per skirtingus padalinius pas jas tvirtinančius asmenis sugaištama kelis kartus daugiau laiko lyginant su sąskaitų tvarkymu skaitmeniniu būdu.

Duomenų praradimas ir kontrolės nebuvimas. Turbūt kiekviena įmonė yra susidūrusi su atveju, kai popierinės sąskaitos tiesiog pasimeta, o bet kokia paieška būna bergždžia. Nemažiau nepatogumų sukelia situacijos, kai reikia surasti konkrečią sąskaitą popieriniuose archyvuose arba el. aplankuose. Įsivėlus klaidai ar praradus sąskaitą dažnai nėra galimybės atsekti, kuriame etape tai įvyko ir kas už tai atsakingas.

Skaitmenizacijos suteikiamos galimybės

Nuolat augantis poreikis dirbti efektyviau, technologijų suteikiamos galimybės ir kasdien iškylantys vis nauji iššūkiai verčia ieškoti įrankių, kurie apskaitos procesus padėtų racionalizuoti ir automatizuoti.

Procesų standartizavimas, duomenų integravimas ir skaitmeninių dokumentų apdorojimas yra pagrindinės apskaitos tobulinimo kryptys, kurių šiandien laikosi pažangios ir vietos bei užsienio rinkose konkurencingomis norinčios išlikti verslo įmonės.

Sumažėję kaštai ir didesnis efektyvumas. Naudojant e.sąskaitas didžioji dalis procesų vyksta automatiškai, pasitelkus trečiųjų šalių – sąskaitų operatorių paslaugas. Nebereikia rankiniu būdu įvedinėti duomenų į sistemą, kelis kartus sutrumpėja sąskaitos tvirtinimo ir registravimas apskaitos sistemoje laikas, minimizuojama klaidų padarymo tikimybė ir padidinamas kasdieninių operacijų efektyvumas.

Duomenų saugumas, kontrolė ir procesų skaidrumas. Elektroninių sąskaitų apdorojimo proceso metu  – nuo sąskaitos patekimo į įmonę iki apmokėjimo – yra užtikrinamas duomenų saugumas, veiksmų kontrolė ir skaidrumas. Sąskaitų faktūrų judėjimas yra kontroliuojamas, visi patvirtinimai, autorizacijos ir susiję veiksmai yra skaidrūs ir lengvai atsekami. Su sąskaitomis dirba tik autorizuoti vartotojai, kurių visi veiksmai yra įrašomi, tokiu būdu užtikrinant apdorojamų duomenų saugumą ir konfidencialumą.

Integracijų nauda. Dirbant su skaitmenizuotomis sąskaitomis atsiveria ir plačios integracijų suteikiamos galimybės. Naudojantis integraciniais sprendimais e.sąskaitas galima pateikti iš įmonės naudojamos verslo valdymo/apskaitos sistemos valstybinėms institucijoms ar automatiškai suformuoti bankinius pavedimus, kuriuos belieka tik patvirtinti. Tokiu būdu sumažėja darbuotojų darbo krūvis, klaidų tikimybė ir rutininiams darbams skiriamas laikas.

Į pagalbą verslui – trečiųjų šalių paslaugos

Dažnai vidutinės ir didelės Lietuvos įmonės siekdamos automatizuoti buhalterines operacijas ir didinti veiklos produktyvumą, užuot papildomai investavusios į IT plėtrą bei darbuotojų mokymus, naudojasi trečiųjų šalių paslaugomis.  Sąskaitų operatoriai padeda sąskaitas bei jų judėjimą perkelti į skaitmeninę erdvę ir taip automatizuoti su sąskaitomis susijusius procesus. Tuo tarpu pasitelkus integracinius IS sprendimus sukuriama nenutrūkstama veiksmų grandinė, kuria užtikrinamas apsikeitimas duomenimis tarp įmonės apskaitos/verslo valdymo sistemų ir valstybinių bei finansinių institucijų.

Tokios tarpininkų paslaugos padeda automatizuoti reikšmingą dalį įmonės apskaitos procesų, sumažinti buhalterines sąnaudas, o darbuotojai gali susitelkti vertę kuriančiai veiklai.

*  Remiantis „Swedbank“ užsakymu atliktos apklausos duomenimis

Norite aptarti jūsų verslo skaitmenizacijos galimybes? Susisiekite, papasakosime plačiau: pardavimai@softera.lt