Kaip optimizuoti personalo ir darbo užmokesčio apskaitą?

Prieš metus darbuotojų motyvaciją ir įsitraukimą didinome statydami šiuolaikinius biurus, kuriuose patogu ne tik dirbti, bet ir ilsėtis. Šiandien pagrindinis uždavinys, kaip padėti darbuotojams dirbti iš namų ir kaip išnaudoti laisvas erdves biuruose.

Kalbant apie personalo valdymą, 2020 metai pasižymėjo itin praktiškais klausimais. Jei anksčiau dėmesys buvo nukreiptas į žmogiškuosius aspektus, tai šiemet teko atsigręžti į procesus ir verslo valdymo sistemas. Situacija pareikalavo greitų strateginių sprendimų, įmonės pasirengė bent po kelis galimus scenarijus ir veiklos planus.

Norėdami geriau suprasti kaip keičiasi personalo ir darbo užmokesčio apskaita, pakalbinome personalo vadovus ir vyr. buhalterius. Jie pasidalino savo patirtimi, kaip jautėsi susidūrę su tokio mąsto iššūkiais, kokius pokyčius teko įgyvendinti ir ką planuoja artimiausioje ateityje.

Nuotolinis darbas ir su juo susiję personalo iššūkiai:

• Kaip pasirūpinti darbuotojų sveikata?
• Kaip efektyviai organizuoti darbus?
• Kaip įdarbinti žmogų su juo nesusitikus?
• Kaip surinkti darbuotojų prašymus ir kitus dokumentus?
• Kaip užtikrinti savalaikę komunikaciją?
• Kaip išmokyti darbuotojus prisitaikyti prie pasikeitusios aplinkos?
• Kaip padėti įrengi darbo vietas darbuotojų namuose?
• Kaip vadovams išmokti pasitikėti nuotoliniu būtų dirbančiais darbuotojais?

Procesų optimizavimas

Kalbant apie efektyvesnę personalo ir darbo užmokesčio apskaitą tikimės, kad IT sistemos išspręs daugumą klausimų. Nepamirškime, kad technologijos tik automatizuoja ir pagreitina procesus. Automatizavus neefektyvius procesus, darbo našumas ne tik nepagerėja, bet dažnu atveju pablogėja.

Kalbinti pašnekovai pasidalino, keliais praktiniais patarimais, kurie įmonei kainuoja nedaug, o pozityvus rezultatas jaučiamas iškart.

Paslaugų centralizavimas. Personalo ir darbo užmokesčio apskaita yra viena iš lengviausiai centralizuojamų sričių. Tai, ko gero, pirmas patarimas įmonių grupėms ir įmonėms veikiančioms didesnėje teritorijoje. Matome, kaip Lietuvoje steigiami pasaulinių įmonių specializuotas paslaugas teikiantys centrai. Tai daro ir didesnės Lietuvos įmonės. Tačiau nebūtina, turėti kelis tūkstančius darbuotojų, kad pajaustumėte naudą. Net kelių darbuotojų sutaupymas prisideda prie efektyvesnio įmonės darbo.

Perteklinių dokumentų atsisakymas. Nepriklausomai nuo dokumento formos (popierinis ar skaitmeninis), jo rengimas ir saugojimas kainuoja. Neskubėkite skaitmenizuoti dokumentų, kurių galima visai atsisakyti. Kiekvienas dokumentas turi turėti aiškų tikslą, kodėl jis rengiamas. Paklauskite savęs, kam konkretus dokumentas skirtas, kokią vertę kuria, kas yra informacijos naudotojai, kokie reikalavimai šiai informacijai. Verta patikrinti ir dokumentų turinį – daugiau, ne visada geriau.

Kiekviena įmonė turi savo specifiką, tačiau dažnu atveju dokumentų galima atsisakyti šiose srityse:

• Jei įstatymai ir kolektyvinės sutartys leidžia, pakeitimus darykite įmonės vidaus dokumentuose, ne darbo sutartyse.
• Atsisakyti perteklinių darbuotojų prašymų. Kam reikalingas prašymas priimti į darbą, jei tas pats žmogus kartu pasirašo ir darbo sutartį?
• Atsisakyti perteklinių įsakymų. Ar tikrai vadovui, kuris pats pasirašo darbo sutartis, reikia rašyti įsakymą priimti naują darbuotoją?

Procesų aprašymas. Dauguma procesų apima kelis skyrius. Nematydami bendro vaizdo darbuotojai kartais nesupranta vienas kito, dubliuoja darbus, juos atlieka ne laiku. Buhalterija vis dar prašo pateikti dokumentų kopijas, nepasitikėdama personalo skyriaus atliktais pakeitimais apskaitos sistemoje. Etapų ir reikalingų sprendimų aprašymas padeda identifikuoti neefektyvias vietas ir susitarti dėl jų optimizavimo.

Dokumentų valdymas

Elektroninis parašas ko gero yra pagrindinis įrankis, padėjęs valdyti procesus, kai neliko galimybės susitikti gyvai. Jei ne visi, tai didžioji dauguma išmoko juo naudotis. Kokio tipo parašai naudojami personalo dokumentams?

• Elektroninis paštas. Įmonės suteiktu elektroniniu paštu gali būti tvirtinami mažiau svarbūs vidiniai dokumentai, kur darbo ginčo rizika nėra didelė. Prie tokių dokumentų priskiriami prašymai (atostogos, komandiruotė). Labai greita ir paprastai naudojama priemonė, bet sudėtingas saugojimas ir paieška.
• Įrašai įmonės vidaus ar išorės sistemose, prie kurių jungiantis darbuotojas identifikuojamas. Pavyzdžiui, intranetas, dokumentų valdymo ir apskaitos sistemos. Jų privalumas, kad vedami struktūruoti duomenys, palengvinantys integracijas tarp skirtingų sistemų, mažėja rankinio darbo.
• Kvalifikuotas elektroninis parašas. Šį parašą išduoda VĮ „Registrų centras“ ir mobilaus ryšio operatoriai. Pačius svarbiausius, ilgą saugojimo laikotarpį turinčius dokumentus rekomenduojama pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu. Siekiant palengvinti pasirašymo procesą rinkoje yra keli sprendimai, užtikrinantys saugų prisijungimą, integracijas su įmonės naudojamomis sistemomis ir dokumentų archyvavimą.

Elektroninių dokumentų valdymas nėra vien popierinių dokumentų skaitmenizavimas ar elektroninio parašo naudojimas. Efektyvus procesas apima dokumentų parengimą, pasirašymą, suinteresuotų šalių informavimą, paiešką ir archyvavimą.

Jei įmonė naudoja specializuotą dokumentų valdymo sprendimą, personalo dokumentai tvarkomi bendra tvarka.

Dažniau pasitaikantis atvejis, kai personalo ir darbo užmokesčio apskaita vedama atskiroje sistemoje, kuri kartu užtikrina automatizuotą dokumentų rengimą bei saugojimą. Nors šiuolaikinės sistemos turi daug galimybių, deja ne visada įmonės jas išnaudoja.

Jei turite problemų su personalo dokumentų rengimu, neskubėkite keisti sistemos, pasitarkite su konsultantais, ar tikrai visas galimybes išnaudojate. Jei Jums kyla klausimų personalo ir darbo užmokesčio apskaitos ar kt. tema, galite drąsiai kreiptis į mus.