Kaip pateikti analitines ataskaitas vadovams?

Įsivaizduokite, kaip nuostabu – vadovas ateina į darbą, įsijungia kompiuterį ir per 2 minutes sužino, kaip sekasi įmonei. Verslo analitika yra skirta palengvinti verslo valdymą, tačiau pasaulinė statistika rodo, kad tik 15 proc. verslo analitikos projektų yra sėkmingi. Taip atsitinka ne dėl techninių priežasčių, bet todėl, kad žmonės paprasčiausiai nenaudoja analitinės informacijos sprendimams priimti.

Ką daryti, kad jūsų įmonė maksimaliai išnaudotų verslo analitikos galimybes? Šiame straipsnyje apžvelgsime pagrindinius aspektus.

Vadovų poreikiai – mažiau reiškia geriau

Dažnai analitikai mano, kad jų darbas bus vertinamas pagal pateiktų duomenų kiekį, t.y. kuo daugiau, tuo geriau. Iš tiesų, vadovas mato ir vertina duomenis iš kitokios perspektyvos – jo požiūriu, kuo mažiau, tuo geriau.

Svarbu yra pateikti ne kuo daugiau duomenų, bet pateikti būtent tuos duomenis, kurių reikia, kurie yra svarbūs, kritiniai ir esminiai. Pertekliniai duomenys ne palengvina, bet apsunkina sprendimų priėmimą. Duomenys turi būti aiškūs, koncentruoti ir apvalyti nuo visko, kas nereikalinga.

Duomenų pateikimas – pirmenybė vizualinei reprezentacijai

Nors verslo analitikos pagrindas yra skaičiai, iš esmės – tikslieji mokslai, tačiau ir čia susiduriama su žmogišku subjektyvumu. Tie patys duomenys gali būti perskaityti ir suprasti skirtingai, priklausomai nuo to, kaip jie pateikiami.

Rekomenduojama duomenis pateikti vizualiai, diagramomis, o ne lentelėmis. Tokiu atveju, vadovui nereikia gaišti laiko, daug lengviau pastebimos tendencijos, analogijos, probleminės vietos ir verslo augimo galimybės.

Kas svarbiau – greitis ar tikslumas?

Nemažai žmonių tikriausiai pasakytų, kad vienas svarbiausių aspektų verslo analitikoje yra tikslumas. Tačiau praktikoje susiduriama su dilema – tikslumas arba greitis. Dažnai vadovai kreipiasi į finansų skyrių ir išgirsta atsakymą – „Kol kas neturime duomenų“. Ką daryti – juk sprendimus reikia priimti greitai?

Vadovui svarbu turėti ne maksimaliai tikslius, bet operatyviai pateikiamus naujausius duomenis. Nėra prasmės laukti, kol bus atliktas auditas, pateiktos mokesčių deklaracijos, jei sprendimus reikia priimti šiandien. Nesvarbu, kad duomenys nėra maksimaliai tikslūs – svarbu, kad jie parodo naujausias tendencijas.

Tinkamas metas pateikti duomenis

Vienas iš aspektų, apsprendžiančių duomenų vertę, yra tinkamas laikas. Duomenys, priklausomai nuo jų pobūdžio, turi būti pateikiami tam tikru periodiškumu ir tam tikru laiku.

Įsiskolinimus rekomenduojama peržiūrėti kas savaitę, įmonės ar atskirų skyrių rezultatus kas mėnesį, tačiau ne vėliau kaip 15 ar 20 mėnesio dieną. Įmonės metų rezultatų analizė ir aptarimas neturėtų nusikelt į vėlyvą kitų metų pavasarį.

Palyginkite duomenis – ką ir su kuo reikia lyginti?

Duomenys yra prasmingi tada, kai jie yra lyginami – būtent palyginimas leidžia matyti pokyčius ir tendencijas. Tačiau kas ir su kuo turi būti lyginama?

Dažniausiai naudojamas lyginimas su ankstesnių metų tuo pačiu periodu. Taip matomas tam tikrų išlaidų ar pajamų grupių didėjimas ar, priešingai, mažėjimas.

Turimus faktinius duomenis galima lyginti su numatytu metų biudžetu ir stebėti, kur ir dėl ko atsiranda papildomos išlaidos, o kur yra sutaupoma. Svarbu, kad biudžetas būtų metų bėgyje naujinamas, nes lyginti su pasenusiu biudžetu nelieka prasmės.

Dar vienas svarbus aspektas – vidinius įmonės duomenis lyginti su rinkos duomenimis. Rinkos duomenys šiandien dažnai yra atvirai prieinami ir jais nesunku pasinaudoti. Ką duoda toks palyginimas? Pvz. įmonėje matomas 10 proc. apyvartos augimas, ir tai atrodo puiku, tačiau jei bendra produktų ir paslaugų rinka išaugo 30 proc., vadinasi, įmonės dalis rinkoje ne auga, bet mažėja.

Svarbiausia – ne technologijos, o požiūris

Ko reikia, kad verslo analitika būtų naudojama kasdieniniame darbe ir padėtų jūsų verslui augti? Mūsų patarimas – duomenys turi būti išgryninti, koncentruoti, išreikšti vizualiai, pateikiami operatyviai, tinkamu laiku, reguliariai, ir – palyginami.

>>Ieškote verslo valdymo sistemos? Turite klausimų?<<

Susisiekite – suteiksime nemokamą konsultaciją bei atsakysime į Jums rūpimus klausimus.

klausk@softera.lt | +370 620 93555