Verslo valdymo sistemos (toliau – VVS) – nebe privalumas, bet būtinybė. Jos leidžia efektyviau organizuoti įmonės veiklą, palengvina apskaitą, bendravimą su klientais, leidžia sisteminti ir lengviau valdyti informaciją ir greičiau reaguoti į rinkos pokyčius.

VVS pasirinkimą lemia nemažai dedamųjų, kaip, pavyzdžiui:

• Kokioje srityje įmonė veikia?
• Kurie procesai labiausiai stringa?
• Kokius įmonės veiklos procesus norima skaitmenizuoti?
• Kiek lėšų verslas gali investuoti į VVS?
• Kiek svarbi darbų kokybės kontrolė?

Tarp populiariausiųjų VVS mūsų šalyje – „Dynamics 365“

UAB „Informacinės konsultacijos“ atliko nepriklausomą kiekybinį tyrimą apie mūsų šalyje naudojamas verslo valdymo ir finansų apskaitos sistemas. Visų pirma tyrimu buvo siekiama išsiaiškinti, kurios VVS naudojamos plačiausiai ir geriausiai vertinamos verslo pasaulyje. Buvo tiriama 200 įmonių, kurių metinė apyvarta viršija 5 mln. Eur ir kuriose dirba bent 50 darbuotojų.

Tyrimu nustatyta, kad Lietuvoje pagal rinkos dalį pirmąją poziciją užima „Microsoft Dynamics 365“ VVS – Microsoft Dynamics NAV (šiuo metu vadinama Microsoft Dynamics 365 Business Central). Taip pat buvo nustatyta, kad lietuvių kūrėjų finansų ir VVS yra dažniau svarstomos pasirinkimo etape, tačiau daugeliu atvejų diegti nusprendžiama tarptautinės VVS. Microsoft Dynamics 365 NAV vėlgi užima pirmą vietą tarp to paties gamintojo sistemų.

Reikėtų paminėti, kad Lietuva pasaulio kontekste vertinama kaip technologiškai pažangi šalis: mūsų šalyje vieną ar kitą VVS yra įsidiegusios net 89 proc. įmonių. Palyginimui, pasaulyje – 81 proc.

Kokias VVS funkcijas dažniausiai naudoja Lietuvos įmonės?

Lietuvos įmonės naudojasi daugybe skirtingų VVS funkcionalumų. Dažniausiai VVS pasitelkiama:

• finansų apskaitai (99 proc.);
• atsargų valdymui (85 proc.);
• antrinių ataskaitų sudarymui (85 proc.);
• pardavimų valdymui (83 proc.);
• pirkimų valdymui (80 proc.);
• darbo užmokesčio apskaitai (73 proc.);
• tiekimo valdymui (68 proc.);
• personalo valdymui (64 proc.);
• sandėliavimo vietų, adresų valdymui (61 proc.);
• darbui su tiekėjais/pirkėjais internetu (48 proc.);
• biudžetavimui (44 proc.);
• gamybos užsakymų valdymui (38 proc.);
• gamybos planavimui (36 proc.);
• gamybos pajėgumų ir išteklių valdymui (34 proc.);
• įrengimų priežiūros valdymui (CMMS) (26 proc.);
• projektų valdymui (26 proc.).

Verslo valdymo sistemų Lietuvos rinkoje problematika

2019 m. vidurio duomenimis, per 60 proc. Lietuvos įmonių naudojasi seniau nei prieš 10 m. įdiegtomis VVS, o vidutinis jų gyvavimo ciklas – ne daugiau nei 10 m.

Daugelis įmonių VVS atnaujinimą atidėlioja dėl įvairių priežasčių, tačiau pagrindinės – VVS diegimo trukmė ir finansai.

Dažnai įmonės mano, kad VVS diegimas – gana ilgas procesas, galintis tęstis net ir kelerius metus. Įmonių vadovai baiminasi, kad tai gali sutrikdyti įmonės veiklą ir turėti neigiamų pasekmių joje vykstantiems procesams. Tačiau kaip parodė Lietuvos įmonių apklausa, 86 proc. verslų VVS buvo įdiegta per 1 m. ir tik 8 proc. įmonių VVS diegė ilgiau negu 2 metus. Taip pat 67 proc. respondentų teigė, kad VVS įdiegta per planuotą laiką. 27 proc. respondentų VVS diegimas užtruko daug ar tik šiek tiek ilgiau, nei planuota.

Dėl finansų baimintis nereikėtų, nes sistemas diegiančios kompanijos pateikia gana tikslią kainodarą ir atsižvelgia į klientų norus bei galimybes.

Verslo valdymo sistemų tipai

Tam, kad būtų paprasčiau suprasti vienų ar kitų VVS pasirinkimo motyvus, pirmiausia reikėtų žinoti, kad visos VVS skirstomos į 2 pagrindines kategorijas: universalias ir specializuotas VVS.

Lemiamas veiksnys – kokios programinės įrangos konkrečiai įmonei reikia ir kokius procesus ji nori patobulinti. Taigi, visų pirma įmonėms reikia atlikti analizę, ko konkrečiai jų veikloje stinga įgyvendinant plėtrą ir didinant konkurencinį pranašumą.

• Universalios VVS – tai bazinių programų komplektai, leidžiantys palengvinti daugybę procesų, optimizuoti valdymą bet kokio dydžio įmonėms. Moduliniai programų komplektai pasižymi įvairove, tad sistema pritaikoma veiklą įvairiose srityse vystančiose įmonėse. Universalios VVS nesunkiai pritaikomos gamybos, prekybos ir paslaugas teikiančiose įmonėse. Besikreipiantys į mus verslai, padedant mūsų specialistams, gali rinktis skirtingus VVS funkcionalumus ir susikurti reikiamų funkcionalumų paketą. Tačiau ne visiems verslo procesams yra tinkami universalūs sprendimai, todėl įmonėms siūlomos ir specializuotos VVS.
• Specializuotos VVS paprastai skirtos naudoti konkrečią specifinę veiklą vykdančiose įmonėse. Specializuotos VVS orientuotos į IT, finansų, draudimo, medicinos, energetikos, reklamos, leidybos ir kitų sričių įmones. Tokios sistemos nuo pradžių iki pabaigos kuriamos turint omenyje vienos veiklos šakos iššūkius ir poreikius.

Kurią VVS rinktis?

Dažniausiai klientams rekomenduojame „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ VVS.

„Microsoft Dynamics 365 Business Central“ – jau daugiau nei tris d ešimtmečius vystoma VVS. Sistema puikiai orientuota į mažų ir vidutinio dydžio įmonių veiklą, jų procesų mastus ir kt. „Business Central“ padeda optimaliai valdyti finansus, kontroliuoti gamybą, stebėti tiekimo procesus, pardavimus, kaupti ir sisteminti klientų duomenis ir kt.

Bene didžiausias privalumas – sistemos funkcijomis galima naudotis ir mokant nedidelį fiksuotą mėnesio mokestį (Softera.UNI), todėl sprendimas labai palankus ribotą biudžetą turintiems verslams.

Negana to, kaip jau minėjome straipsnyje, daugelis lietuvių baiminasi, kad VVS diegimas užtruks net kelerius metus. Vėlgi išeitis – standartinės VVS nuoma: tokiu atveju sistema įdiegiama vos per kelias dienas – nenukenčia jokie verslo procesai.

„Business Central“ – viena populiariausių VVS tinka sparčiai plėtrą įgyvendinančioms, greitai augančioms įmonėms. „Dynamics 365“ „debesų“ talpykloje lengvai į bendrą visumą sujungiama minėta verslo valdymo sistema ir ryšių su klientais valdymo sistema (dar žinoma kaip CRM sistema). Naudojant šią VVS, verslas tampa lankstesnis, geriau įsiliejate į konkurencingą „išmaniųjų“ verslų rinką, lengviau analizuoti duomenis.

„Business Central“ visiškai suderinta su Lietuvoje bene plačiausiai naudojamu „Office 365“ paketu, o papildomas privalumas besinaudojantiems šia VVS – modernūs ir vertingi verslo analizės įrankiai.

Negana to, pasirinkus šią VVS galima naudotis specializuotomis programėlėmis, skirtomis konkretiems verslams pagal sritį.

„Microsoft Dynamics 365 Business Central“ padeda:

• sklandžiau vykdyti įvairias operacijas;
• optimizuoti ir efektyviau valdyti finansus;
• vesti apskaitą;
• kontroliuoti gamybą;
• valdyti sandėlius, atsargas, o kartu – ir tiekimo grandinę;
• valdyti ryšius su klientais.

Svarbi ir įvairių valiutų bei kalbų integracija – be šių komponentų tinkamai negalėtų funkcionuoti nė viena tarptautinei rinkai skirta VVS.

Tačiau jei nedirbate šioje srityje, natūralu, kad apie VVS žinių stinga. Gera žinia – jog viskas, ką įmonėms reikia atlikti – tai rasti patikimus partnerius, kurie parinks optimalų verslo valdymo sprendimą ir įdiegs reikiamus funkcionalumus. Svarbiausia rasti programinę įrangą diegiančią įmonę, kuri turi technologinių bei procesų valdymo žinių, praktikos dirbdama su analogiškomis ar panašiomis į jūsų įmonėmis, remiasi skirtingomis projektų valdymo metodikomis ir, prieš diegdama sprendimus, juos kruopščiai ištestuoja.