6 būdai sumažinti atsargų kiekį, nepakenkiant klientų pasitenkinimui
Atsargų valdymas ir optimizavimas – viena svarbiausių užduočių tiek gamybos, tiek prekybos versle. Viena vertus, atsargų perteklius dažnai reiškia įšaldytas lėšas ir didelius sandėliavimo kaštus. Taip pat atsiranda rizika prekėms „morališkai“ pasenti ar pasibaigti jų galiojimo laikui. Todėl įmonės neretai susitelkia į atsargų kiekio mažinimą, tačiau čia reikėtų būti atidiems – pernelyg sumažinus jų kiekį, gali smukti klientų pasitenkinimo lygis. Netinkamai valdant atsargas, mažėja pardavimai ir kyla grėsmė įmonės, kaip nepatikimos tiekėjos, reputacijai.
Pateikiame keletą veiksmingų atsargų kiekio mažinimo būdų, kurie tuo pačiu leidžia išsaugoti aukštą klientų pasitenkinimo lygį.
Papildymas pagal užsakymą
Akivaizdu, geriausias būdas optimizuoti atsargas – galimybė vykdyti pardavimus ar gamybą be atsargų. Įgyvendinti šią koncepciją realybėje nėra paprasta, tam reikėtų perplanuoti visą pardavimų, tiekimo ir gamybos procesą. Kita vertus, beveik kiekviena įmonė gali rasti bent keletą komponentų, kuriems galima pritaikyti papildymo pagal užsakymą modelį.
Pagrindinis kriterijus šiuo atveju yra kliento laukimo laikas. Klientai visuomet tam tikrą laiką laukia prekės ar paslaugos – netgi prekybos centre trunka keletą minučių atsiskaityti prie kasos. Kitais atvejais šis laikas dar ilgesnis. Taigi užduotis verslui – išsigryninti, kiek laiko klientas gali laukti, neprarasdamas gero įspūdžio apie prekę ar paslaugą. Svarbu atrasti prekes ar paslaugas, kurios nėra itin jautrios laukimo laikui, pavyzdžiui, prabangos prekės ar specializuota įranga. Antroji užduotis – sutrumpinti prekių pristatymo laiką, kad klientui laukimo laikas netaptų jautria vieta, o verslas galėtų vykdyti pardavimus be atsargų.
Kalbant apie žaliavų atsargas, tarp gamybos plano patvirtinimo ir žaliavų atidavimo gamybai visuomet yra tam tikras laukimo laikas. „Šiuo atveju pagrindinė užduotis – sinchronizuoti tiekimą taip, kad pristatymo laikas atitiktų gamybos užsakymo laiką. Tai – vadinamoji „Just In Time“ (angl. „pačiu laiku“) koncepcija.
Atsargos mažina neapibrėžtumą
Vis dėlto atsargų turėjimas dažnai yra veiksmingesnis, kadangi tai sumažina neapibrėžtumą versle, paklausa tampa lengviau patenkinama.
Tarkime, yra trys prekės, kurių vienintelis skirtumas – skirtinga aprašymo etiketėje kalba. Nepaisant prekių panašumo, jų negalima pakeisti vienos kita ir, norint užtikrinti aukštą aptarnavimo lygį, būtina sandėlyje turėti kiekvienos iš šių prekių atsargas. Tai smarkiai padidina bendras prekių atsargas.
Išeitis – prekių agregavimas, tiesiog pakeitus etiketę daugiakalbe. Agregavimas – stiprus įrankis, siekiant išvengti atsargų pertekliaus.
Žinoma, kalba eina ne tik apie etiketes. Gamybos įmonės kaupia nebaigtos produkcijos atsargas prieš pat galutinį gamybos etapą, kuriame produkcija virsta atskirais gaminiais, priklausomai nuo dažymo spalvų, pakavimo į skirtingas pakuotes, skirtingų matmenų, skirtingų priedų pridėjimo ir pan. Šios atsargos kaupiamos orientuojantis į tai, kad galutinis gamybos etapas būtų pakankamai spartus ir atitiktų klientams tinkamą laukimo laiką.
Agreguojamos gali būti ne tik prekės, bet ir lokacijos – sandėliai bei prekybos vietos. Pavyzdžiui, verslas turi apgalvoti, kiek distribucijos centrų reikia viename regione. Gali pasirodyti patrauklu tokius centrus įkurdinti kas 100 kilometrų, bet ar viena valanda trumpesnis kliento laukimo laikas yra būtinas patobulinimas ir ar dėl to verta papildomai investuoti į atsargas? Tiesą sakant, jau nemažai metų stebime, kad didelės tarptautinės kompanijos uždaro dalį mažesnių regioninių distribucijos centrų, siekdamos turėti daugiau sutelktų atsargų, ypač ten, kur pardavimai sunkiau prognozuojami.
Dažnesnis atsargų papildymas
Papildymo dažnumas – vienas svarbiausių atsargų valdymo parametrų, turintis didžiulės reikšmės atsargų lygiui ir efektyvumui. Turbūt teisingiausias atsakymas į klausimą, kiek atsargų būtina turėti sandėlyje, yra šis – tiek, kiek prireiks (pardavimams ar gamybai) iki kitos siuntos atvykimo. Kuo trumpesnis laikotarpis iki kitos siuntos – tuo mažiau atsargų reikia sandėlyje. Greito apyvartumo prekėms šis santykis yra visiškai paprastas: dukart dažniau papildant, atsargų reikia dvigubai mažiau.
Praktika rodo, kad atsargas galima ženkliai sumažinti, papildant jas kas savaitę, o ne kas mėnesį. Trumpesnis laikas tarp atsargų papildymo taip pat leidžia sutrumpinti atsargų pasibaigimo trukmę, jei taip nutinka. Taigi, dažninant papildymą, ne tik mažinamas atsargų lygis, bet ir gerinamas aptarnavimas, ypač kalbant apie prekes, kurių pardavimai yra sunkiai prognozuojami.
Turbūt vienintelis didesnio papildymo dažnumo trūkumas – tai tikimybė, kad gali išaugti užsakymų apdorojimo ir siuntų priėmimo kaštai.
Ne visada pasikliauti įprastu EOQ modeliu
Su atsargų valdymu susiduriantiems verslams žinomas ekonominio užsakymo kiekio (EOQ, Economical Order Quantity) modelis. Šio modelio paskirtis – apibrėžti kiekvienos prekės užsakymo kiekius kiekvieno užsakymo atveju, išlaikant minimalias susijusias sąnaudas. Teoriškai šis modelis turėtų būti ypač patikimas efektyvumo atžvilgiu, taip pat labiausiai pasiteisinęs pirkimo ar gaminių kiekių skaičiavimo įrankis.
Šis modelis grindžiamas trimis elementais – paklausa, sąnaudomis, priklausančiomis nuo užsakymo dažnumo, ir laikymo sąnaudomis. Nors sąnaudas, priklausančias nuo užsakymo dažnumo, ir laikymo sąnaudas galima apskaičiuoti pakankamai tiksliai, paklausa gali būti numatoma tik iš dalies teisingai ir dažnai nukrypsta nuo plano. Pagrindinis šio metodo trūkumas – tai, kad jį taikant neįvertinami nenumatyti paklausos pokyčiai, ypač jų sumažėjimo rizika, dėl to gali susidaryti brangus atsargų perteklius.
Kita su šiuo atsargų papildymo modeliu susijusi problema – tai, kad sudėtinga jį efektyviai taikyti, jei pirkimo užsakymui ar gamybai atskiromis partijomis turi būti surenkama daug skirtingų prekių. Pavyzdžiui, jei užsakoma daug prekių iš vieno tiekėjo, verslas veikiausiai norėtų atsigabenti jas viena siunta. Tačiau pagal EOQ modelį apskaičiuojami kiekiai siejami su skirtingais prekių pardavimo laikotarpiais, priklausomai nuo sąnaudų, taigi dar kartą mėginant apskaičiuoti užsakymo kiekį, atsiranda didelė tikimybė, kad vienų prekių atsargos yra pasibaigusios, o kitų – dar pakankamai didelės.
Apibendrinant, jei neįmanoma paklausos numatyti beveik 100% tikslumu, o didelis prekių asortimentas turi būti užsakomas bendromis partijomis, klasikinį EOQ modelį būtina papildyti.
Mažesnės užsakymų partijos
Kartais įmonėms atrodo, jog užsakymai didelėmis partijomis – ekonomiškas būdas valdyti atsargas. Prie šios strategijos „pratina“ ir pardavėjų taikomos papildomos nuolaidos, efektyvesnis transporto ar gamybinės įrangos panaudojimas.
Svarbu suprasti, kad didelės prekių partijos ir yra didžiausias atsargų mažinimo priešas. Žinoma, nebūtų protinga ignoruoti galimybę papildomai sutaupyti gavus nuolaidų, tačiau valdant užsakymų apimtį yra labai svarbu matyti bendrą paveikslą ir įvertinti partijų paskirstymo įtaką veiklos pelningumui. Šiuo atveju EOQ modelis gali padėti bendrai įvertinti vienos užsakymo dalies dydį, bet tuo pačiu metu būtina numatyti ir neprognozuojamos paklausos riziką.
Atsargų valdymo sistemos pasirinkimas
„Softera Baltic“ teikia sprendimus verslui, padedančius optimizuoti kiekvieną iš tiekimo grandinės grandžių – tarp jų ir atsargų valdymą.
Nors atsargų valdymui gali būti pasitelkiamos įvairiausios priemonės, tokios kaip užrašai sąsiuvinyje, lentoje ar „Excel“, pasirinkta priemonė turės įtakos tam, kaip efektyviai valdomas šis procesas.
Jei sandėlyje yra keli šimtai prekių, veikiausiai pakaks paprasto rankinio skaičiavimo, kadangi tokiu atveju įmanoma susitelkti ties kiekvienu vienetu ir įvertinti įvairius veiksnius, formuojant užsakymą. Tačiau jei keliose vietose turi būti tūkstančiai vienetų, verta pasitelkti automatizuotus įrankius. Esant galimybei dažnai papildyti atsargas, itin veiksmingi dinaminiais buferiais grįsti atsargų valdymo sprendimai, tokie kaip „SOFT4Inventory“.
Atsargų valdymo sistemos pagrindinis tikslas yra padėti sumažinti atsargas, minimaliai sumažinant klaidų skaičių skaičiavimo procese. Nėra vieno recepto visiems verslams, bet minėti baziniai principai gali padėti sumažinti atsargų lygį. Visgi neužmirškime: vien susitelkti į atsargų mažinimą nėra teisingas kelias. Jūsų klientai veikiausiai vis dar nori įsigyti kažką tiesiai iš sandėlio.
>>Ieškote atsargų valdymo sistemos? Turite klausimų?<<
Susisiekite – suteiksime nemokamą konsultaciją bei atsakysime į Jums rūpimus klausimus.
klausk@softera.lt | +370 620 93555