Naujoji verslo valdymo sistema: ką daryti, kad ,,Titanikas“ išplauktų ir neatsitrenktų į ledkalnį?

Diegiant Microsoft Dynamics 365 Business Central, susikerta skirtingų padalinių, pačios įmonės ir programinės įrangos platintojų interesai. Šio proceso metu dirbama, iš esmės, su žmonėmis – todėl čia neišvengiamai susidursite su atskirų individų lūkesčiais, nuostatomis ar tiesiog charakteriais, su skirtingais požiūriais į pasiektą pažangą ir į sistemos išbaigtumą. Perėjimas nuo senosios prie naujosios programos visada yra kritinis laikotarpis, ne tik technologine, bet ir psichologine prasme – jis turi ypatingą emocinę dinamiką ir kritinius taškus, kuriuose lengviausia paslysti. Ką daryti, kad verslo valdymo sistema būtų laiku įdiegta, o startavus ir pradėjus ją naudoti, neatsitrenktų į ledkalnį kaip ,,Titanikas“? Tam yra svarbu suvokti emocinę šio proceso dinamiką ir išlaikyti sutelktą dėmesį – tiek sistemos diegimo metu, tiek pirmosiomis jos naudojimo dienomis.

Diegiant Microsoft Dynamics 365 Business Central, susiduriate ne tik su technologiniais sprendimais, duomenų struktūros keitimu ar sėkmingu ir saugiu jų perkėlimu, bet ir su žmogiškais interesais. Kai vieni dvejoja, vertina situaciją atsargiai ir yra linkę devynis kartus pamatuot ir dešimtą pjauti, kiti trokšta geidžiamo įrašo CV, nori bet kokia kaina laikytis numatytų terminų ir skuba švęsti projekto įgyvendinimą. Nuomonių ir interesų poliarizacija dažnai vyksta ne tarp įmonės ir paslaugos tiekėjų, bet tarp pedantų, kurie stabdo ir vilkina visą procesą, ir oportunistų, skubančių bet kokia kaina greičiau pasiekti kalno viršūnę.

Verslo valdymo sistemos, angliškai vadinamos Enterprise Recourse Planning, o dažniausiai tiesiog ERP, yra tarsi įmonės širdis – įdiegus tokią sistemą, tikimasi didesnio skaidrumo, produktyvumo ir efektyvumo, tačiau verslo sistemų diegimas ne visada baigiasi tiksliai taip, kaip planuota.

Būna, kad procesas užsitęsia ilgiau nei numatyta, atsiranda neplanuoti ir nenumatyti darbai, tikrinimai ir testavimai, sistemos diegimas tęsiasi ilgiau, nei planuota, laukto rezultato ir atlyginio nesimato, žmonės pavargsta ir praranda entuziazmą. Būna, kad ERP sistema įdiegiama numatytu laiku, tačiau po triumfo akimirkos seka nusivylimai – paaiškėja, jog kažkas neveikia taip, kaip reikia, stringa sandėlio darbas, klientų aptarnavimo sistema, o prekių grąžinimas užima tris kartus daugiau laiko nei anksčiau. Klientai nusivilia, darbuotojai nepatenkinti ir sutrikę, vadovybė ir paslaugos tiekėjai aiškinasi tarpusavyje ir ieško kaltų.

Ką daryti, kad taip neatsitiktų? Viena iš dilemų diegiant verslo valdymo sistemą (ERP) yra tokia: kaip netapti pedantu, tikrinančiu taškus ant „i“ ir negalinčio užbaigti darbo, arba, kitu atveju, pavojaus signalus ignoruojančiu ir pergalę skubančiu švęsti oportunistu? Kaip nepasiklysti tarp šių kraštutinumų? Ar verslo programos diegimo procese yra kažkokie indikatoriai, raudonai degančios lemputės, pranešančios apie galimas grėsmes ir pavojus? Ar yra kažkokios prevencijos priemonės, galinčios tam užkirsti kelią? Ką daryti, kad ,,Titanikas“ išvyktų į reisą laiku, o, išplaukęs į vandenis, nesusidurtų su ledkalniu?

Microsoft Dynamics 365 Business Central projektų vadovai tokiems atvejams parengė rinkinį patarimų, padedančių išlaviruoti tarp dviejų blogybių, tokių kaip fatališkos klaidos, išryškėjusios pradėjus naudoti sistemą, arba uždelstas projekto įgyvendinimas. Šie patarimai skamba taip:

• Suplanuokite projekto įgyvendinimą ir numatykite konkrečias projekto stadijas.
• Vykdykite projektą nedideliais, aiškiai apibrėžtais etapais.
• Po kiekvieno etapo, testuokite ir tikrinkite jau įgyvendintus sprendimus.
• Įsiklausykite į darbuotojų, verslo partnerių bei klientų atsiliepimus.
• Ieškokite silpnų vietų ir identifikuokite jas anksčiau, nei jos užgriuvo Jus netikėtai.
• Paprašykite nepriklausomos trečiosios šalies atlikti rizikų analizę.
• Pašalinkite rizikas ir dar kartą testuokite.

Diegiant naują verslo valdymo sistemą (ERP), ypatingai svarbu suvokti šiame procese besiformuojančią emocinę dinamiką ir nepasiduoti nei skubinimui, nei perdėtam skepticizmui. Svarbu mąstyti strategiškai, bet išlikti dėmesingu detalėmis ir, svarbiausia, – neprarasti dėmesingumo nei vienu projekto įgyvendinimo laikotarpiu. Didžiausias pavojus atsipalaiduoti ir prarasti atsargumą yra tada, kai tikslas atrodo ranka pasiekiamas, o triumfo valanda arti, taip pat tada, kai sistemos diegimas oficialiai laikomas užbaigtu.

Startavus Microsoft Dynamics 365 Business Central, neskubėkite pradėti naujų projektų ir neišvykite atostogauti – turėkite laiko ir reaguoti pasiruošusių komandos narių tam atvejui, jei teks spręsti iškylančius smulkius nesklandumus.

>>Domina Microsoft Dynamics 365 Business Central naudojimas?<<

Susisiekite – suteiksime nemokamą konsultaciją bei atsakysime į Jums rūpimus klausimus.

klausk@softera.lt | +370 620 93555