VVS diegimas – kaip širdies operacija. Ar jūs jai pasiruošę?

Ar svarbiai širdies operacijai būtinai pasirinktumėte tą ligoninę, kuri stovi arčiausiai jūsų namų? Juk ji taip arti! Taip pat ar iš karto rinktumėtės tą įstaigą, kuri pasiūlytų žemiausią kainą ir greičiausiai atliktą darbą? Be abejonės, šios medicininės dilemos yra metaforos, tačiau versle, kaip ir rūpinantis sveikata, reikia priimti sau naudingiausią sprendimą ir išspręsti problemas arba patenkinti poreikius maksimaliai, o ne ieškoti, kaip nukirsti kampą tam, kad truputį sutaupyti lėšų ar laiko. Programinės įrangos, ypač VVS (verslo valdymo sistema), diegimas gali būti lyginamas su atvira širdies operacija. Pasirinkta įranga turės tapti operacijų širdimi ir centru. Tačiau ar jūsų verslas tam pasiruošęs? Išsiaiškinkime!

Tinkamo chirurgo arba diegėjo pasirinkimas

Šiame straipsnyje daug verslo procesų lyginsime su medicina ir atvirą širdies operaciją su naujos VVS diegimu.

Kadangi VVS yra turbūt pats svarbiausias įrankis jūsų verslui, jis, kaip širdis žmogaus kūne, pumpuoja ir perduoda svarbiausius duomenis ten, kur jų reikia (į įvairius skyrius, pas specialistus ir t.t.). Kuo ta širdis yra sveikesnė, tuo tikslesni ir tuo daugiau duomenų perduodama. Nuo efektyvaus duomenų srauto valdymo verslo viduje priklauso ir jo sėkmė išorėje. Dėl to būtina užtikrinti, kad verslo valdymo sistema sugebės aprėpti jums reikalingą duomenų srautą.

Medicinoje jau pažengta tiek, kad net ir labai sudėtingos operacijos atliekamos itin sėkmingai. Tačiau tai toli gražu nereiškia, kad kiekvienas chirurgas turi reikalingus įgūdžius joms atlikti. Atviros širdies operacijos metu širdis privalo plakti, o intervencija turi pavykti iš pirmo karto. Juk antros progos tikrai nebus!

Kaip ir medicinoje, taip ir programinės įrangos diegime, vis daugiau specialistų ir įmonių įgyja patirties, kaip tai atlikti tinkamai. Tačiau vėlgi, reikia atidžiai įvertinti tai, kad toli gražu ne kiekvienas VVS diegėjas tai atliks tinkamai. Diegimo (operacijos) metu, visa numatyta veikla privalo tęstis, nes kažkam nutrūkus ar sutrikus, poveikis verslui gali būti labai skaudus.

Dėl ko kartais nepavyksta laiku ir/ar tinkamai įdiegti VVS

Verslo valdymo sistema apima labai platų funkcijų ir paslaugų spektrą. Dėl to jos įdiegimas ir visų aspektų suderinimas yra ganėtinai sudėtingas.

Kaip jau išsiaiškinome, didelė dalis efektyvaus diegimo priklauso nuo pačio diegėjo. Jeigu verslas į tokį procesą žiūri beatodairiškai ir elgiasi avantiūristiškai – gero nelauk. Labai daug įmonių pamiršta apie tikrąją VVS ir kokybiškos diegimo paslaugos svarbą, vos tik pamato, kad pavyks sutaupyti. Na, o vėliau tenka gailėtis, kad įranga, nors ir veikia, bet neišpildo visų svarbiausių poreikių.

Problemos šaknys dažniausiai slypi tame, kad vos tik pasiūloma žemesnė kaina, verslas ignoruoja kitus kriterijus ir, vadovaudamasis tik piniginiais interesais, renkasi pigesnę konsultaciją, pigesnę įrangą, pigesnį sprendimą. Rezultatas toks, kad kaina – tenkina, o kokybė – ne. Jokios apsaugos nuo broko ar klaidų, daug mažiau grįžtamojo ryšio iš darbuotojų bei diegėjų, skubotas ir neišbaigtas procesas… Visa tai yra tikrai realu tais atvejais, kuomet kokybė aukojama dėl to, kad pavyktų sutaupyti. Kuomet rūpinamasi esminiais sprendimais, tokiais kaip VVS, kokybės aukoti negalima. Lietuvių liaudies išmintis byloja, kad skūpas moka du kartus. Tad nešykštėkite laiko ir resursų kokybiškam VVS įrengimui, kad vėliau nereikėtų raudonuoti prieš klientus ir pakišti savo personalo į nemalonias ir nepatogias situacijas bei, blogiausia, netekti nusivylusių ir nepatenkintų klientų, kuriuos be jokios kovos susirinktų konkurentai.

Kaip žinoti ir būti labiau užtikrintiems dėl diegimo kokybės? Viskas atsiremia į tai, kaip atidžiai atliksite atranką ir tai, ar projekto metu būsite arti viso proceso. Nėra vieno, teisingo būdo. Turite pasitikėti profesionalais, tačiau nuolat stebėti eigą, kad nepražiopsotumėte esminių niuansų bei svarbių detalių.

Ieškokite partnerių, kurie turi daugiausiai sėkmingai įgyvendintų, panašaus tipo projektų. Kas gali patarti jums ir patikslinti poreikius bei išgryninti tai, kas bus iš tiesų naudinga? Ar viskas pasibaigs ties įdiegimu, ar siūlomi mokymai, padedantys personalui priprasti prie naujos sistemos?

Dėl to, kad lieka neatsakytų klausimų ir pasirenkama netinkamai, dažniausiai ir nepavyksta sėkmingai atlikti operacijos ir paleisti sistemos.

Rizikos, kurių reikia vengti

Sakoma, kad tie, kurie nerizikuoja – nesulaukia sėkmės. Tačiau versle visi žino, kad rizikuoti reikia tik labai paskaičiuotai, o tam tikrose srityse rizikuoti – neverta. Nepasisekus, nuostoliai gali būti tokie dideli, kad geriau visuomet rinktis užtikrintą sprendimą. Verslo valdymo sistema ir jos valdomi bei aptarnaujami duomenys yra tokia svarbi veiklos dalis, kad leistis į avantiūras – tikrai nereikėtų. Piratinės programų versijos arba nepatikimų partnerių įdiegti sprendimai – neverti dėmesio.

Geriau rizikuokite siūlydami naują paslaugų planą potencialiems klientams arba išbandydami testinę gaminio arba paslaugos versiją su nedideliu klientų ratu.

Tačiau neverta rizikuoti ten, kur nesėkmės atveju tektų smarkiai gailėtis. Dėl to rinkitės tokius partnerius programų įdiegimui, kurie jau turi patirties tai atliekant. Nuo to priklauso tolimesni ir efektyvūs verslo procesų valdymo sprendimai.

Grįžtamasis ryšys – sėkmingo paleidimo garantas

Tiek diegiant naują VVS, tiek bet kurią kitą programą, reikalingas grįžtamasis ryšys iš kompetenciją turinčių specialistų arba klientų bei vartotojų, kurie ta programa naudosis. Jų pagyros ir kritika gali būti tas elementas, kuris nesėkmingą procesą pavers sėkmingu.

Suteikdami galimybę klientams arba vartotojams pasinaudoti uždara, testine programinės įrangos versija bei leisdami susipažinti su projektu, galite gauti daug naudingos informacijos, kuri padės įgyvendinant sėkmingą paleidimą. Gali paaiškėti, kad personalui reikės daugiau laiko, nei buvo numatyta iš pradžių, kol pavyks prisitaikyti prie naujos programos ir jie norėtų papildomų mokymų. Dažniausiai klausimai arba sunkumai kyla konkrečiose srityse – pvz., finansų valdymas, DU apskaita, personalo valdymas, sandėlyje esančio inventoriaus registravimas ir t.t.  

Projektas gali būti skaitomas, kaip paruoštas paleidimui po to, kai išsprendžiamos kertinės problemos, išgrynintos per grįžtamąjį ryšį arba projekto derinimo metu. Trumpas gidas, padėsiantis užtikrinti sėkmingesnį sistemos paleidimą:

• Kuomet gaunate kritikos, pasistenkite įvertinti jos svarbą visam funkcionalumui. Jeigu tai – kertinė problema, spręskite ją nedelsiant. Problemų ir spragų rimtumą geriausia įvertinti dešimtbalėje sistemoje ir jas nagrinėti nuo aukščiausių balų (rimčiausių) iki pačių smulkiausių.
• Nepažadėkite konkrečios paleidimo datos (nebent labai lanksčią, pvz., 2022m. II ketvirtis), iki kol neišbandėte testinės versijos ir negavote grįžtamojo ryšio bei nežinote, per kiek laiko pavyks viską paruošti ir išspręsti galutinai.
• Įvertinkite tą personalą ir specialistus, kurie daugiausiai prisideda ir suteikia daugiausiai naudingo grįžtamojo ryšio.