Daug kas turi išankstinę nuostatą, kad IT sprendimai tėra patogus ir greitas įrankis atlikti skaičiavimus ir suvesti duomenis. Tačiau pernelyg didelė vadovaujančių ir sprendimus priimti galinčių asmenų dalis neįvertina to, kaip skaitmenizuoti verslo procesų valdymo sprendimai IT srityje leidžia pagerinti ir optimizuoti kitų departamentų darbą bei pasiekti geresnių bendrų rezultatų, kurie veda prie greitesnės plėtros. Kuo čia dėtos VVS (verslo valdymo sistemos)? Kaip jos gali prisidėti prie plėtros tarptautinėje arenoje? Pamėginkime išsiaiškinti!

Kokie didžiausi iššūkiai kyla plečiantis į užsienį?

Smulkus ar vidutinio dydžio verslas nebeturi tiek kliūčių plėstis į užsienį, kiek jų būdavo prieš 15-20 metų. Tam tikru metu vietinėje rinkoje vis tiek atsiremiama į savotiškas lubas ir, siekiant padidinti žinomumą ir pelną, reikia nerti į platesnius vandenis. Tačiau kartu su tuo kyla ir didelių iššūkių.

• Naujo personalo samdymas
• Prisitaikymas prie naujos rinkos subtilybių iš teisinės pusės
• Savo produktų, paslaugų ir/ar kainodaros pritaikymas prie vietinių vartotojų
• Prekės ženklo apipavidalinimo, reklamos adaptacija
• IT sistemų plėtra

Ypač pastarajam punktui dažnai skiriama per mažai dėmesio ir neįvertinama ta nauda, kurią duoda tinkamai parinkti IT sprendimai ar būtent VVS (verslo valdymo sistema).

Tinkama VVS padeda organizuoti darbus naujoje rinkoje bei leidžia greičiau įdiegti svarbiausius procesus iš pagrindinės būstinės.

Kokybiški IT sprendimai mažina kultūrinių skirtumų įtaką

Ne paslaptis, kad europietiškam verslui gali būti nepriimtinos kasdienės darbo praktikos, priimtinos Pietų Amerikoje, Afrikoje ar net Japonijoje. Net parduodant tą patį produktą ar paslaugą, turint tą patį logotipą bei šūkį, skirtingose valstybėse gali galioti skirtingi papročiai bei požiūriai. Visgi, raktas į sėkmingą įsitvirtinimą naujoje rinkoje yra komunikacija.

Kooperacija tarp skirtingose šalyse esančių atstovų svarbi tam, kad vyktų sklandus apsikeitimas informacija ir naujai atsiradusiems departamentams būtų lengviau įsilieti į bendrą darbų eigą. VVS su tarptautiniu pritaikymu leis naujiems darbuotojams palaipsniui įsilieti į kolektyvą, kad būtų išvengta kultūrinių nesusipratimų (pvz., dėl laiko skirtumų, kalbos barjero, darbo organizavimo skirtumų). Labai paprastas pavyzdys – įsivaizduokime, kad Lietuvoje esantis rinkodaros bei reklamos skyrius duoda instrukcijas dėl reklamos sklaidos spaudoje bei skaitmeninėje erdvėje. Padalinys kur nors Kinijoje tai supranta visiškai ne taip, kaip buvo tikėtasi ir dėl to vėluoja projektų įgyvendinimas, nepavyksta pasiekti rezultatų. Būtent dėl to reikia pasirūpinti, kad skaitmeniniai įrankiai, tokie kaip VVS leistų greitai ir aiškiai apsikeisti informacija, nepakliūnant į kultūrinių arba etninių bei kitų skirtumų sukeltą suirutę.

Daug paprasčiau vykdyti veiklą iš teisinės perspektyvos

Teisiniai reikalai yra bene didžiausias galvos skausmas, kuomet steigiama nauja atstovybė arba vykdoma plėtra. ES viduje teisės aktai gali būti gana panašūs, tačiau net ir nedideli bei subtilūs skirtumai neretai priverčia reorganizuoti tam tikrų procesų valdymą ir kiekvienoje šalyje veikla gali vykti kitaip. Seniau visą architektūrą veiklai organizuoti ir valdyti reikėjo kurti nuo nulio. Tai reiškia, kad dar prieš kelis dešimtmečius į tarptautinę areną žengdavo tik finansiškai labai stiprūs verslai. Dabar tai gali padaryti beveik visi.

Pažangios VVS ne tik, kad palengvina kasdienių užduočių ir strateginių planų įgyvendinimą, tačiau aprėpia ir tokias sritis kaip personalo valdymas, finansų valdymas ir daug kitų. Būtina, kad naujoje rinkoje atsidariusi įmonė turėtų įrankius, pritaikytus naujos šalies sąlygoms ir nereikėtų visko perdarinėti iš naujo, nes tai – brangu bei eikvoja daug laiko. Laimei, šiuolaikiniai verslo valdymo įrankiai, tokie kaip Microsoft Dynamics 365 Business Central – išversti į daugelį kalbų. Tai reiškia, kad jų pritaikymas jau yra padarytas ir naudotojams bereikia priprasti prie vartotojo sąsajos, o ne visko mokytis iš naujo. Šios sistemos, paleidžiamos debesyje arba vidiniuose serveriuose, centre yra prie vietinių teisės aktų idealiai pritaikytas funkcionalumas. Naujiems naudotojams kitoje šalyje nereikia gilintis, kaip pvz., lietuvišką apskaitos modulį pritaikyti naudojimui Kanadoje. Programoje viskas sudėliota taip, kad bereikia įvesti skaičius, o skaičiavimai bus atliekami remiantis Kanadoje galiojančiais teisės aktais.

Su gera VVS lengva dalintis informacija tarptautiniu mastu

Grįžkime prie iššūkių, kuriuos kelia tarptautinė plėtra. Teisines (mokestines) peripetijas jau apžvelgėme, tačiau juk tai – toli gražu ne viskas. Ar gali skaitmeniniai sprendimai palengvinti plėtrą ir iš kitų pusių?

Kas liečia naujų darbuotojų apsikeitimą informacija ir duomenų srautų valdymą – tikrai taip. Dėl informacijos apie einamus užsakymus, tiekėjų duomenų bazę, santykių su klientais valdymą, sutarčių ir realiu laiku besikeičiančių duomenų valdymą, reikalinga centrinė duomenų bazė, kur darbuotojai galėtų rasti viską, ko reikia. Universalus verslo valdymo įrankis leidžia vietiniams arba tarptautiniams filialams pasiekti svarbius informacinius duomenis (pvz., ketvirčio ataskaitą ir/ar gamybos apimtis, laisvas vietą sandėlyje ir t.t.) bei geriau valdyti tiekimo grandines, pateikti tikslesnius pasiūlymus klientams, išvengti vėlavimo.

Jeigu to nepaisote, problema iškyla kone akimirksniu, kadangi verslo procesai nebėra apriboti vienos šalies ar net vieno regiono ir dabar apima visai kitokią rinką ar rinkas. Tai turėtų būti didelis paskatinimas ieškoti sprendimų, kurie leistų efektyvinti procesų grandines, išvengti atidėliojimų gamybos, tiekimo ar kituose procesuose.

Kasdieniai, bet svarbūs akcentai

Tarptautinės kompanijos dažnai susiduria su kasdieniais iššūkiais, kurie yra lengvai išsprendžiami, bet, jeigu nėra valdomi, gali atimti nemažai žmogiškųjų išteklių laiko bei piniginių resursų.

• Laiko juostų skirtumai – turėkite centralizuotą laiko skaičiavimą, šalia lokalaus, kad, iškilus poreikiui skirtingiems departamentams dirbti išvien, pavyktų išvengti bereikalingų atidėliojimų arba vėlavimų dėl to, kad laiškas nepasiekė gavėjo iki darbo pabaigos arba bandoma suorganizuoti pristatymą, kai nieko nėra darbo vietoje, nes dabar ten – naktis.
• Šablonų trūkumas visomis kalbomis – įmanoma harmoningai veikti tarptautiniu mastu tik tada, kai veikia vadinamasis unicode arba subendrinta duomenų valdymo platforma. Tai reiškia, kad atitinkamos formos turi būti išverstos į reikiamas kalbas, o pvz., apskaitos ataskaitos jau turi visas eilutes, kurios priklauso pagal vietinės rinkos skaičiavimą.
• VVS pajėgumas – ne visos VVS gali būti adaptuojamos tarptautiniu mastu. Kai kada įmonėms labai sunku pradėti veiklą užsienyje, nes pagrindinio filialo naudojamas įrankis nesuderinamas su tuo, ko reikia naujai atstovybei. Dėl to gali tekti keisti viską iš esmės. Apgalvokite tai prieš inicijuodami plėtrą.