Sąskaitų faktūrų saugojimas: popierinės ar elektroninės?

Džiugi žinia – nuo sausio 1 d. nebeliko anksčiau galiojusio reikalavimo „saugoti dokumentus tokios formos (rašytinės ar elektroninės), kokios jie buvo išsiųsti ar pateikti“. Nuo šiol visos PVM sąskaitos faktūros, nepriklausomai nuo to, kokiu formatu buvo gautos, jau gali būti saugomos ir tik elektroniniu būdu.

Verslui tai privalumas – taupomas popierius, darbo laikas, fizinė erdvė dokumentų saugojimui, tuo pačiu supaprastinamas visas bendrovės dokumentų archyvavimas. Didesnėse įmonėse buhalterės, galima sakyti, sėdėdavo apsikrovusios segtuvais su daugybe popierinių sąskaitų. Dabar to nebereikia.

Sąskaitų faktūrų saugojimo būdą galite pasirinkti patys

Tiek popieriniu, tiek elektroniniu būdu saugojamos sąskaitos faktūros turi būti laikomos bent 10 metų, todėl kiekviena įmonė turėtų nuspręsti, kuris saugojimo būdas jai patogesnis ir naudingesnis.

Ar įmonei verta pereiti prie sąskaitų saugojimo e. formatu, priklauso nuo to, kaip organizuoti jos vidaus procesai, kokią apskaitos ir verslo valdymo sistemą ji naudoja. Vienoms tai gali būti visiškai paprasta, kitoms – gerokai sudėtingiau.

Naudojantiems Microsoft Dynamics 365 Business Central (anksčiau vadinta NAV, Navision) dokumentus saugoti elektroniniu formatu itin paprasta:

• sąskaitas faktūras gavus popieriniu formatu, galite per kompiuterio ar mobilaus įrenginio kamerą nufotografuoti dokumentus tiesiai į sistemą;
• nuskenuotas sąskaitas faktūras galite prisegti sistemoje .pdf formatu;
• gavus dokumentus el.paštu, kelių mygtukų paspaudimu galite juos perkelti į sistemą;
• laiko sutaupyti padeda Softera.E-sąskaita sprendimas, kuris užtikrina, kad nereikėtų sąskaitų pajamuoti rankiniu būdu, o sąnaudos būtų automatiškai paskirstytos pagal dimensijas;
• į verslo valdymo sistemą integruotas Softera.EDI sprendimas ne tik leidžia automatiškai apsikeisti elektroniniais pirkimų ir pardavimų dokumentais su partneriais, bet ir pamiršti apie prekių pajamavimą rankiniu būdu.

Plačiau apie Softera.E-sąskaita ir Softera.EDI pasakojome internetiniame seminare, kurio įrašą galite peržiūrėti ČIA.

Nesate Microsoft Dynamics 365 Business Central sistemos naudotojas? Nuomokitės pasaulinio lygio sprendimą tik už 109 eur / mėnesiui. Susisiekite klausk@softera.lt