Kuomet kyla klausimas – „Kaip efektyviai pasiruošti projektams ir juos valdyti?“ – dažniausiai galvojama apie du sprendimo būdus. Pirmasis yra – viską spręsti vienu ypu. Versle tai dar vadinama Didžiojo sprogimo modeliu. Tai reiškia, kad iškilus sunkumams, laukiama kritinio taško ir tik tuomet, kai jis pasiekiamas – problemos sprendžiamos iš karto. Kitas būdas, vadinamasis Agile – viską tobulinti ir pokyčiams ruoštis po truputėlį, kad nekiltų didelių rūpesčių vienu kartu. Nors abu problemos sprendimo būdai yra logiški ir dažnai naudojami, vienas iš jų yra gerokai pranašesnis už kitą. Kuris? Ir kuo būtent Dynamics 365 verslo valdymo sistema prisideda prie sėkmingo projekto rezultato? Skaitykite ir sužinokite!

Didžiojo sprogimo valdymo modelis kelia daugiau iššūkių nei atneša naudos

Įžangoje pristatėme du skirtingus vadybos modelius, kurie išskiriami projektų valdyme. Pirmasis ir, visgi, mažiau efektyvus vadinamas Didžiojo sprogimo (angl. Big-Bang) vardu. Tai, iš pirmo žvilgsnio, atrodo kaip patogiausias būdas valdyti procesus. Jo metu verslas dirba su galbūt ne iki galo atnaujinta programine įranga, bet sutaupo išlaidų. Jam nereikia ruoštis daliniams atnaujinimams, nes modernizacija vyks tik tuomet, kada su senesnėmis įrangomis nebebus įmanoma dirbti apskritai. Į šio modelio spektrą įtraukiama visa kompiuterinių programų visuma (CRM sistema, apskaitos programos, visa kita, ką naudoja jūsų įmonė). Dėl to, kai vyksta modernizacija, verslas neišvengia daugybės kliūčių, kurių galima nesunkiai išvengti.

Štai problemos, kurias kelia šis požiūris į verslo valdymo sistemas:

• kiekvienas pereinamasis laikotarpis kelia iššūkių, kol pavyks integruoti naujas sistemas, šiuo atveju viskas susideda į vieną vietą;
• vėlavimai ir nukėlinėjimai yra dažnai neišvengiama naujų sistemų diegimo dalis;
• tokio tipo požiūris į sistemas neretai smarkiai apribojo arba visiškai paralyžiavo ištisus įmonių skyrius ar net visą organizaciją;
• ilgai trunkantis diegimas gali tiek užsitęsti, kad įdiegtos sistemos jau nebepilnai atitiks moderniausius standartus.

Negana to, kaštų prasme, taip pat reikės išleisti gerokai daugiau. Kaip matome, toks požiūris į verslo valdymo sistemas tikrai kelia nemažai iššūkių. Užuot sprendus problemas sutelkus į jas 100%, įmonė savo resursus išskaido po įvairias sritis ir jų tiesiog neužtenka. Taip gaunasi, kad jokia problema neišsprendžiama iki galo.

Pavyzdžiai:

1. Sistema gali būti įdiegta, bet kol darbuotojai ją perpras, gali prireikti kelių savaičių.
2. Perėjimo procesas užtrunka ilgiau nei planuota ir dėl to atsiranda daug perteklinių išlaidų.
3. Darbuotojai jau pasiruošę naudoti naujas sistemas, bet jos dar nepilnai įdiegtos.
4. Kai kurios sistemos jau pilnai įdiegtos, o kitos ne, tačiau įmonė vis tiek negali dirbti, nes būtina, kad jos „kalbėtųsi tarpusavyje“.

Efektyvesnis projektų valdymo problemų sprendimo modelis – Agile

Spręsdami problemas po vieną, o ne viską iš karto, galite savo įmonėje pasiekti daug geresnių projektų valdymo rezultatų. Apskritai, šiuo metu rekomenduojama VVS ir kitas kertines sistemas naujinti kas 5 metus, o šiuo metu keičiantis technologijoms, net ir kasmet, nes naujinimas tampa daug paprastesnis, todėl jūs galite tam pasiruošti iš anksto. Pavyzdžiui, ko gero kiekvienai įmonei itin svarbi yra jos CRM sistema. Jeigu atnaujinimo poreikis nukrenta tarsi iš giedro dangaus, gali kilti labai daug problemų įgyvendinant planus ar išlaikant pažadus klientams. Tačiau, jeigu problema sprendžiama palaipsniui, veiksmus atliekant iš eilės, tokių problemų nekyla.

Mūsų pasiūlymas jums – didelį perėjimo procesą skaidykite į mažesnius mini-projektus. Tuomet užtenka tik pasirūpinti disciplina, kad būtų laikomasi plano. Nereikia nei perteklinių resursų, nei krizių valdymo komandos. Pirmoji tokio modelio nauda yra geresnis laiko sąnaudų ir gaunamos naudos santykis. Tiek pirmuoju, tiek antruoju būdu gaunate tą pačią naudą – įdiegiate naują sistemą. Tačiau projekto išskaidymas įdiegiant naują verslo valdymo sistemą sutrumpina perėjimo laiką. Dėl to ta pati nauda gaunama per trumpesnį laiką.

Negana to, jūsų įmonė jau bus pasiruošusi perėjimui ir dėl to galės greičiau prisitaikyti prie pasikeitimų. Darbuotojai ir vadovaujančios grandys jau žinos apie perėjimą, bus pasiruošę tam emociškai ir fiziškai, informuos klientus ar partnerius. Dabartiniame pasaulyje, kaip niekad anksčiau tinka pasakymas, kad nėra nieko pastovesnio už laikinumą. Verslas sėkmingas bus tik tada, kuomet prisitaikys prie nuolat besikeičiančių sąlygų ir net nepalankioje situacijoje ras būdą gauti naudą.

Kaip atrodo darbuotojams?

Ko gero sutiksite, kad jūsų darbuotojų nuomonė ir požiūris yra be galo svarbūs, siekiant sklandaus ir efektyvaus rezultato projektų valdymo srityje. Įvairių kompanijų atlikti tyrimai rodo, kad 4 iš 5 darbuotojų mano, jog IT sistemų efektyvumas yra neatsiejamas nuo gerų rezultatų darbo vietoje. Toks pat procentas pasisako ir už komandinio darbo naudą. Suderinus šiuos apklausų rezultatus galime matyti, kad atnaujinus kompiuterines programas, naudojamas jūsų darbe, turėtų išaugti ir įmonės produktyvumas bei pagerėti rezultatai.

Kuo jaunesnė darbuotojų karta, tuo jiems svarbiau dirbti su geriausia programine ir kompiuterine įranga. Nesvarbu ar tai CRM, reitingavimo sistema, apskaitos programa, finansų valdymo modulis ar kita, jeigu programinė įranga neleidžia atlikti visų užduočių, tai žmonėms kelia stresą. IT programų keliamas stresas, net trečdaliui Y kartos darbuotojų yra pakankama priežastis išeiti iš darbo arba nepasilikti po praktikos. Jau minėjome, kad Didžiojo Sprogimo modelis dažnai neatsiejamas nuo vėlavimų ir nesklandumų. Tai – natūraliai stresą keliančios aplinkybės. Nesunku suprasti, kad būtent šį būdą pasirinkusios bendrovės užimtų žemesnes vietas, kuomet būtų vertinamas darbuotojų pasitenkinimas savo darbu ar darbo vietos patrauklumas.

Kokią naudą projektų valdymui turi Dynamics 365?

Apibendrinant mūsų straipsnį reikėtų pabrėžti, kad palaipsniui įgyvendinamas įmonės IT sistemų atnaujinimas padeda gauti didesnę naudą. Tačiau kuo čia dėta Dynamics 365? Ši Microsoft sukurta, verslui skirtų programinių įrangų ekosistema gali verslui teikti įvairią naudą. Tarp Dynamics 365 įrankių rasime VVS sprendimus, įrankius pardavimų stebėsenai, dirbtinio intelekto sistemas ir gausybę kitų, kurios aprėpia kone visus šiuolaikinio verslo poreikius. Valdant projektus, bene daugiausiai pasitarnauja Dynamics 365 Sales CRM ir Dynamics 365 Business Central VVS sistemos.

Microsoft Dynamics 365 Business Central verslo valdymo sistema gali būti įdiegiama vidiniuose įmonės serveriuose arba debesyje. Pastarasis sprendimas gali būti paleidžiamas itin greitai, todėl nereikia jaudintis dėl pereinamojo laikotarpio. Pati programa kone visiškai pašalina iššūkius, kurie kyla diegiant visas sistemas iš karto, kai darbuotojai nespėja išmokti naujos programinės įrangos subtilybių. Su Business Central tai nėra problema, nes ji yra Microsoft programų grupės dalis ir funkcionalumas primena gerai pažįstamus Word, Excel, Outlook.

Dynamics 365 platformoje rasite sprendimus visiems įmonės poreikiams, čia yra ir universali CRM sistema jūsų verslui, apskaitos programa, atsargų valdymo sistema ir realiu laiku besikeičiančių duomenų stebėjimo įrankis (Power BI), tad darbų kokybės kontrolė supaprastėja keletą kartų. Debesyje įdiegtos standartinės programinės įrangos atnaujinimai vyksta automatiškai ir netrukdo jūsų verslui veikti.