5 problemos, kurias padeda spręsti efektyviai naudojama verslo valdymo sistema

Siekiant tinkamai vadovauti verslui, neužtenka vien stiprių žinių ir kvalifikuoto personalo. Augant įmonės veiklos mastams, didėja ir poreikis efektyviau valdyti dokumentus, įmonėje vykstančius procesus bei apskritai visą įmonę pasiekiančią informaciją.

Bene didžiausias verslams tenkantis iššūkis – suvaldyti daugybę skirtingų procesų. Nemažai įmonių, pernelyg susikoncentravusios į elementarius darbus, kuriuos visiškai paprastai galėtų atlikti ir kompiuteris, praranda klientus, nes jas pranoksta konkurentai, naudojantys technologijomis grįstas prekybos, darbo užmokesčio ir personalo, finansų, atsargų, e. parduotuvės ir gamybos valdymo sistemas.

Taigi, kokius iššūkius įmonei padeda įveikti pagal jos veiklos pobūdį, dydį ir kitus kriterijus parinkta verslo valdymo sistema (VVS) ir laiku įdiegti verslo procesų valdymo sprendimai?

1. Darbo užmokesčio ir personalo valdymas

Mažoms įmonėms darbo užmokesčio ir personalo valdymas įprastai nesukelia didesnių sunkumų, ypač įmonės veiklos pradžioje. Tačiau vidutinio dydžio ir didelės bei rinkoje jau spėjusios įsitvirtinti įmonės, neradusios tinkamų personalo ir darbo užmokesčio apskaitos sprendimų, patenka į keblią padėtį. Neautomatizavus elementarių procesų ir rutininių darbų, ne tik neefektyviai naudojamas laikas, bet ir padaroma klaidų.

Palyginimui, automatizavus procesus gaunama šių naudų:

• sukuriama visų įmonėje dirbančių darbuotojų duomenų bazė;
• efektyviai paskirstomas darbo laikas;
• verslo valdymo sistema gali sudėlioti darbo tvarkaraščius;
• sistema renka duomenis, kiek valandų darbuotojas dirbo konkretų mėnesį;
• pateikiamos detalios ataskaitos ir t. t.

Mūsų siūloma sistema personalo ir darbo užmokesčio apskaitai – „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ pagrindu sukurtas sprendimas Softera.PAYROLL. Ši sistema nemažai procesų automatizuoja, todėl sumažėja mechaniško rankinio darbo. Rezultatai džiugina ne tik įmonės vadovus, nes duomenys analizuojami automatiškai ir tiksliai, bet ir darbuotojus – jie gali saugiai, greitai ir efektyviai pasidalyti duomenimis, tiksliai suskaičiuojamas darbo užmokestis ir kt. Dar vienas iš darbo užmokesčio ir personalo valdymo sistemos privalumų, kurį įvardija klientai – pakitus įstatymams, atitinkami pakeitimai atliekami ir sistemoje.

Darbuotojai gali pradėti sklandžiai naudotis sistema vos po 1 dienos: nereikia papildomų mokymų, viskas paprasta ir aišku. Neprireikia investuoti ir į licencijas – sistemą galima nuomotis, mokant fiksuotą mėnesio mokestį.

2. Finansų valdymas

Tinkamas finansų valdymas – įmonės sklandaus veikimo ir augimo garantas. Tačiau daugelis finansų valdymo sistemas tapatina su buhalterinėmis sistemomis. Finansų valdymo sistemos pranoksta tipines buhalterines sistemas, nes jos analizuoja duomenis, padeda planuoti ir suformuoti įmonės biudžetą, valdyti tokius procesus kaip gamyba, sandėliavimas, atsargų planavimas ir kt.

Finansų valdymo ir apskaitos sistemos visą informaciją saugo realiuoju laiku, o duomenys prieinami bet kuriuo metu iš bet kurio išmaniojo įrenginio.

Finansų valdymas – dar keli sistemos privalumai:

• Vystančios tarptautinę prekybą įmonės gali rinktis skirtingas kalbas ir valiutas, vienu metu vesti kelių padalinių, net ir veikiančių skirtingose šalyse, apskaitą.
• Sistemą galima susieti su kitomis buhalterių ir kitų už įmonės finansų valdymą atsakingų darbuotojų naudojamomis vietinėmis ar tarptautinėmis mokesčių administravimo sistemomis, mokėjimo paslaugomis, pavyzdžiui, EDI, E. sąskaita, GPAIS, i.MAS, SAF-T, SEPA ir kt.
• Sistema suteikia galimybių įvairiais aspektais analizuoti verslo duomenis.

3. Atsargų valdymas

Įmonėms, vykdančioms gamybinę arba prekybinę veiklą, viena aktualiausių užduočių – tinkamai valdyti atsargas. Taigi, viena iš verslo valdymo sistemos funkcijų yra atsargų valdymas: įmonės darbuotojai gali stebėti, kurių produktų nuperkama daugiausia, atitinkamai sistema informuoja apie poreikį papildyti jų atsargas. Deja, karantino metu būtent dėl ribotų produkcijos atsargų ir pristatymų vėlavimų e. prekyba vis dar nepranoko fizinės prekybos ir vargu, ar tai įvyks artimiausiu metu.

Norint automatizuoti atsargų papildymo skaičiavimus, naudojami tiek vidiniai, tiek ir išoriniai duomenys. Sistema vidinius duomenis gauna ypač lengvai – informacija saugoma toje pačioje aplinkoje, kurioje vyksta ir planavimas. Tačiau sistema nepasiekia išorinių duomenų – statistikos, rinkos analizės, mados tendencijų, prognozių, informacijos apie konkurentų veiksmus ir kt. Reikiamą išorinę informaciją į sistemą įvesti (susisteminti) gali įmonės darbuotojai.

Kol kas verslo valdymo sistemos dar negali visiškai pakeisti žmogaus, tačiau ženkliai sumažina krūvį. Kol darbų apimtys nedidelės, darbuotojai gali įvesti duomenis rankiniu būdu ir stebėti atsargų papildymo poreikį. Tačiau kai, pavyzdžiui, elektroninės parduotuvės apyvarta išauga net kelis kartus, darbuotojai pradeda vertinti duomenis „iš akies“, daro netikslias išvadas, o tai nėra gerai. Situaciją pagerina algoritmas, kuris darbų apimčiai didėjant pranoksta žmogiškąjį intelektą. Pavyzdžiui, „SOFT4Inventory“ sistemoje algoritmas identifikuoja duomenų nuokrypį ir duoda signalą, kad atitinkamai reikia koreguoti atsargų kiekį.

Taip pat sistemos gali stebėti siuntų judėjimo kelią ir padeda sužinoti, kaip operatyviai siuntos pasiekia gavėjus.

4. Efektyvesnis e. parduotuvės valdymas

E.parduotuvės integracija su verslo valdymo sistema jau tampa nebe privalumu, bet būtinybe.

„Microsoft Dynamics 365 Business Central“ verslo valdymo sistemą galima integruoti su plačiausiai naudojamų platformų – „PrestaShop“, „Shopify“, „Big Commerce“ ir kt. – pagrindu kurtomis e. parduotuvėmis.

Pasak „Softera Baltic“ partnerio – įmonės „Invertus“ vadovo L. Gudonavičiaus, tai ypač aktualu COVID-19 kontekste: fizinio klientų aptarnavimo ribojimai keičia daugelio verslo sektorių veiklos modelius, būtina mažinti veiklos sąnaudas, užtikrinti palankią klientų patirtį, o to padaryti neįmanoma neintegravus verslo valdymo ir e. komercijos platformų.

Specialiai sukurta Softera.eCom integracija leidžia keistis duomenimis tarp  „Microsoft Dynamics 365 Business Central“ ir e. komercijos platformos. Kas atsitinka, jei e. parduotuvė neintegruojama su verslo valdymo sistema? Duomenys dažnai susidubliuoja, aptinkama klaidų, taip pat klaidingai pateikiami duomenys apie prekių likučius, sutrinka tiekimo procesai, dėl to įmonė gali prarasti klientus.

Bene didžiausias Softera.eCom privalumas – jog duomenys tarp sistemų perduodami realiuoju laiku, tad darbuotojai gali operatyviai reaguoti ir efektyviai planuoti visus tiekimo grandinės procesus – prekės niekur nepasimes, klientai jas gaus numatytu laiku. Tyrimų duomenimis, vėlavimai, susiję su prekių pristatymu, dažniausiai paskatina klientus pasirinkti kitas e. parduotuves, taigi e. parduotuvės integracija su verslo valdymo sistema padeda išsaugoti didžiąją dalį klientų ir paskatina juos dalytis teigiama patirtimi su kitais potencialias įmonės klientais.

5. Gamybos valdymas

Gamybos valdymo sistema padeda:

• Supaprastinti išteklių valdymą. Gamintojai gali nuolat stebėti įrenginius ir problemas spręsti būdami ne darbo vietoje. Tai itin aktualu šiuo metu, kai daugelis dirba iš namų.
• Generuoti papildomas pajamas. Verslo valdymo sistema gali pateikti gamybinėms įmonėms papildomų duomenų, leisiančių geriau valdyti procesus, plėtoti pardavimus bei kontroliuoti finansus.
• Pagreitinti produktų patekimą į rinką. „Microsoft Dynamics 365“ verslo valdymo sistema leidžia skaitmenizuoti procesus, suteikia informacijos apie neefektyvius procesus, todėl sutrumpėja gamybos laikas.
• Kaip ir integracija su e. parduotuve, gamybos valdymo sistema padeda optimizuoti tiekimo grandinės procesus. Sistema geba rinkti, integruoti ir atvaizduoti duomenis. Didelės gamybinės įmonės turi galimybę rinkti duomenis apie įrenginius (įskaitant ir informaciją apie įrangos gyvavimo ciklą, efektyvumą) nuotoliniu būdu, todėl gali padidinti konkurencinį pranašumą bei greičiau paleisti produktus į rinką.
• Didinti lojalių klientų kiekį. Verslo valdymo sistemos išskirtinės ir tuo atžvilgiu, kad, būdami ne darbo vietoje, prie sistemos galite prisijungti iš bet kur ir taip pagal gamybos užsakymų istoriją teikti pirkėjams aktualius pasiūlymus.

Taigi, jei turite klausimų, susijusių su efektyvesniu darbo užmokesčio ir personalo valdymu, tikslesne finansų, atsargų apskaita, e. parduotuvės integracija su verslo valdymo sistema ar gamybinės veiklos organizavimu, nedvejodami kreipkitės į mūsų specialistus.